7 czerwca br. do Sejmu trafił projekt ustawy nowelizującej kodeks pracy (druk nr. 2335). Projekt przewiduje dwie duże zmiany w kodeksie – jedną z nich będzie wprowadzenie możliwości monitorowania trzeźwości pracowników (o czym pisaliśmy tutaj); drugą natomiast unormowanie przepisów w zakresie pracy zdalnej. Ustawodawca chce tym samym usystematyzować zagadnienie pracy zdalnej w warunkach niepandemicznych. Ustawa wejdzie w życie 14 dni po ogłoszeniu w dzienniku ustaw.

Definicja pracy zdalnej

Nowela ma na celu wprowadzenie do polskiego porządku prawnego definicji pracy zdalnej, zgodnie z którą praca zdalna będzie polegać na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Każdorazowe uzgadnianie miejsca wykonywania pracy zdalnej z pracodawcą oznacza przymus otrzymania zgody za każdym razem, gdy pracownik będzie chciał pracować poza wcześniej uzgodnionym miejscem wykonywania pracy zdalnej.

Tryb uzgodnienia pracy zdalnej

Praca zdalna może zostać uzgodniona już przy zawarciu umowy o pracę, a także w trakcie trwania zatrudnienia. Warunkiem wykonywania pracy zdalnej jest złożenie przez pracownika oświadczenia, że posiada warunki lokalowe oraz techniczne do wykonywania pracy w tej formie.

Każda ze stron w ciągu 1 miesiąca od dnia rozpoczęcia pracy zdalnej może wnioskować o zaprzestanie pracy w tym trybie i przywrócenie warunków wykonywania pracy stacjonarnie w terminie ustalonym przez strony.

Dokumentacja wewnętrzna w zakresie pracy zdalnej

Praca zdalna powinna być świadczona zgodnie z zasadami obowiązującymi w danym zakładzie. Obowiązek określenia takich zasad będzie spełniony w przypadku zawarcia porozumienia między pracodawcą i zakładowymi organizacjami związkowymi, a w razie braku organizacji związkowych w zakładzie pracy – w regulaminie ustalonym bezpośrednio przez pracodawcę. Co do zasady porozumienie lub regulamin powinny określać

  • grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną
  • zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej
  • zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu
  • zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności pracownika wykonującego pracę zdalną na stanowisku pracy
  • zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną
  • zasady kontroli w zakresie BHP
  • zasady montażu, inwentaryzacji, konserwacji i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy.

W razie niezawarcia porozumienia bądź niewdrożenia regulaminu warunki wykonywania pracy zdalnej pracodawca ustala indywidualnie z pracownikiem.

Siła wyższa a praca zdalna

Zgodnie z treścią projektu praca zdalna może być wykonywana także na polecenie pracodawcy, o ile pracownik dysponuje warunkami lokalowymi i technicznymi, w razie:

  • obowiązywania stanu nadzwyczajnego
  • stanu zagrożenia epidemicznego
  • stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu
  • w okresie, w którym z powodu siły wyższej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe.

Okazjonalna praca zdalna

Projekt ustawy przewiduje szczególną formę pracy zdalnej, tzw. okazjonalną. W sytuacjach wyjątkowych pracownik będzie mógł złożyć wniosek o wykonywanie pracy okazjonalnej w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Pracodawca powinien w miarę możliwości uwzględnić wniosek.

Praca zdalna jako wsparcie dla rodziców

Pracownik w ciąży, pracownik wychowujący dziecko do lat 4, pracownik wychowujący dziecko niepełnosprawne oraz pracownik – rodzic dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o wykonywanie pracy zdalnej. Pracodawca powinien taki wniosek uwzględnić, chyba, że wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy. W takim wypadku pracodawca będzie zobowiązany podać przyczynę odmowy w ciągu 5 dni roboczych od złożenia wniosku.

Obowiązki po stronie pracodawcy

Zgodnie z ustawą pracodawca będzie zobowiązany do:

  • zapewniania pracownikowi materiałów i narzędzi pracy (sprzętu elektronicznego niezbędnego do wykonywania pracy w trybie zdalnym) oraz
  • pokrycia kosztów powstałych w związku z wykonywaniem pracy w tym trybie (rachunki za prąd, internet).

Projekt ustawy zakłada także możliwość świadczenia przez pracownika pracy zdalnej na swoim sprzęcie za porozumieniem stron, jednak w takim przypadku pracodawca jest zobligowany do wypłacenia miesięcznego ekwiwalentu za eksploatację własnego sprzętu. Na wysokość wypłacanego zwrotu wpływ będzie miało zużycie, a udokumentowanie kosztów będzie leżało po stronie pracownika. Co więcej projekt ustawy nie przewiduje jednej stawki lub stawek, wobec których strony będą mogły się odnieść, przewiduje za to sytuację, w której pracodawca ustala ekwiwalent z każdym pracownikiem z osobna.

Po stronie pracodawcy będzie także zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń w zakresie obsługi narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Kontrola pracy zdalnej

Pracodawca będzie mieć prawo do przeprowadzania kontroli pracy zdalnej w miejscu jej wykonywania w godzinach pracy pracownika, na zasadach określonych w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, regulaminie, poleceniu albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Czynności kontrolne nie będą mogły naruszać prawa do prywatności, zarówno pracownika, jak i członków jego rodziny.