DOKUMENTACJA PRACOWNICZA
W dniu 1 stycznia 2019r. weszły w życie przepisy zmieniające zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz zmieniające zakres dokumentów objętych tą dokumentacją. Z tym dniem weszła w życie ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją oraz nowe rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Od 1 stycznia 2019r. pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracodawca ma od tego dnia obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (np. przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu). Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca niszczy dokumentację w terminie 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji przez pracownika
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej pracownika i byłego pracownika dotyczącej stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 2019r. ustala się na podstawie dotychczasowych przepisów. Okres przechowywania dokumentacji dotyczącej stosunków pracy nawiązanych po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r. ulega skróceniu w przypadku złożenia raportu informacyjnego, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.
Przy rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy pracownikowi należy wydać, oprócz świadectwa pracy, również informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji po tym okresie i zniszczeniu dokumentacji w przypadku upływu tego terminu i nieodebrania jej przez pracownika. Informacja powinna zostać wydana w postaci papierowej lub elektronicznej.
Zgodnie z nową definicją dokumentacja pracownicza obejmuje zarówno akta osobowe, jak i dokumenty związane ze stosunkiem pracy (m.in. ewidencję czasu pracy, wnioski urlopowe). Akta osobowe pracownika mają od tej pory składać się z 4 części. Dodano część D, która obejmuje odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Natomiast w dotychczasowych częściach trzeba umieszczać dodatkowe dokumenty, np. w części A – skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, w części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy, potwierdzenie zapoznania się pracownika z zakresem informacji objętych tajemnicą pracodawcy.
W zakresie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy wprowadzono m.in. nową regulację, że ewidencja czasu pracy ma zawierać informację o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy. Konieczne będzie też gromadzenie dokumentów dotyczących ubiegania się i korzystania z urlopów wypoczynkowych (czyli także wniosków urlopowych).
Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Zmiana prowadzenia dokumentacji z papierowej na elektroniczną wiąże się z koniecznością sporządzenia odwzorowania cyfrowego dokumentu (np. przez zrobienie skanu) i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Z kolei zmiana dokumentacji z elektronicznej na papierową następuje przez jej wydrukowanie i podpisanie przez pracodawcę. Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej powinna być prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym jej odpowiednie zabezpieczenie poprzez m.in. zapewnienie jej dostępności wyłącznie osobom upoważnionym, ochronę przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem. Rozporządzenie zawiera szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej i regulacje w zakresie przechowywania dokumentacji.
Nowe zasady prowadzenia dokumentacji wynikające z rozporządzenia stosuje się do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany od dnia 1 stycznia 2019 r. Dokumentację pracowników zgromadzoną do dnia 1 stycznia 2019r. pozostawia się bez zmian. Pracodawcy mogą jednak dostosować dokumentację pracowników pozostających w dniu 1 stycznia 2019r. w stosunku pracy, zgromadzoną przed tym dniem, do nowych przepisów. Kolejne akta (gromadzone od dnia 1 stycznia 2019r.) prowadzi się już na nowych zasadach.
Do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy ustał przed 1 stycznia 2019r., stosuje się nowe przepisy w zakresie przechowywania akt.
Do zakresu kart ewidencji czasu pracy pracowników pozostających w dniu 1 stycznia 2019r. w stosunku pracy, prowadzonych w dniu 1 stycznia 2019r., stosuje się przepisy dotychczasowe.
SZKOLENIA BHP
Jeżeli dla przeważającej działalności pracodawcy ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka pracodawca nie musi przeprowadzać szkoleń okresowych pracowników administracyjno-biurowych. Pracodawca przeprowadza jednak takie szkolenia, jeżeli z przeprowadzonej przez niego oceny ryzyka zawodowego związanego z wykonywaną pracą wynika, że jest to konieczne.
W przypadku gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy znajdzie się w grupie działalności, dla której zostanie ustalona wyższa niż trzecia kategoria ryzyka, pracodawca jest obowiązany przeprowadzić szkolenie okresowe pracowników administracyjno-biurowych w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy, licząc od dnia ustalenia wyższej kategorii ryzyka.
WYPŁATA WYNAGRODZENIA NA KONTO
Od dnia 1 stycznia 2019r. zasadą będzie wypłata wynagrodzenia na konto bankowe pracownika. Do tej pory zasadą była wypłata wynagrodzenia do rąk własnych. Zgodnie z nowymi przepisami wypłata wynagrodzenia ma być dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy). W związku z tym pracodawca może żądać od pracownika podania numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 221 § 2 pkt 3 KP).
Pracodawca, w terminie 21 dni od dnia 1 stycznia 2019r., informuje, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, pracowników, którzy dotychczas otrzymywali wynagrodzenie za pracę do rąk własnych, o obowiązku:
- podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę, albo
- złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych.
Pracownik podaje pracodawcy numer rachunku płatniczego albo składa pracodawcy wniosek dotyczący dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni od dnia otrzymania od pracodawcy powyższej informacji.
Niniejsza informacja nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Kancelaria nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie informacji w nim zawartych bez wcześniejszego zasięgnięcia opinii Kancelarii.