W obecnej dobie cyfryzacji stosunków między przedsiębiorcami zawieranie umów na odległość staje się powoli normą. Również pandemia zmusiła przedsiębiorców do prowadzenia biznesu z kanapy w domu, a co za tym idzie również do zawierania w takich warunkach umów.

Formy czynności prawnej, jaką jest zawarcie umowy

O ile ustawodawca nie wymaga zachowania określonej formy prawnej i o ile nie zastrzega rygoru nieważności przy jej niezachowaniu, kontrakt może być zawarty w dowolnej formie, tj. w formie ustnej, pisemnej, dokumentowej, elektronicznej lub innej szczególnej.

Do zachowania formy ustnej wystarczą ustne ustalenia stron, które zobowiązują one się następnie zrealizować. Z kolei przy formie pisemnej wystarczy złożenie własnoręcznych podpisów na dokumencie umowy. Forma dokumentowa jest zachowana wówczas, gdy oświadczenie zostanie złożone w postaci dokumentu, umożliwiającego ustalenie osoby składającej oświadczenie (np. e-mail, SMS).

Zawarcie umowy w formie elektronicznej oznacza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu elektronicznego oraz opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpis elektroniczny to nic innego jak zbiór danych, które umożliwiają podpis dokumentu elektronicznego, potwierdzają jego autentyczność oraz pozwalają ustalić i zidentyfikować podpisującego.

Formaty i typy podpisów elektronicznych

Jednym z najpowszechniejszych jest podpis za pomocą formatu PAdES, który stosowany jest tylko dla plików PDF. Umożliwia on złożenie podpisu elektronicznego bezpośrednio na dokumencie i co ważne, daje możliwość złożenia wielu podpisów na jednym dokumencie tego formatu. Jest to złożenie podpisu niejako „wewnątrz dokumentu”, a sposób jego składania jego zbliżony do tego, który wykonuje się na klasycznej kartce papieru.

Drugim równie powszechnym, choć bardziej skomplikowanym strukturalnie, jest podpis za pomocą formatu XAdES, który na tyle uniwersalny, że umożliwia podpisanie plików nie tylko PDF, ale również z rozszerzeniem XML, JPEG, DOC etc. Można wyróżnić format XAdES typu:

  • otoczony – podpis zostaje złożony niejako wewnątrz pliku źródłowego – jego wadą jest to, że może być wykorzystywany wyłącznie w plikach z rozszerzeniem XML
  • otaczający – podpis zostaje złożony niejako wewnątrz pliku źródłowego – otacza nie tylko sam plik źródłowy, ale i złożone wcześniej podpisy
  • zewnętrzny – obok pliku podpisywanego (źródłowego) utworzony zostaje plik XML z podpisem.

Reasumując, zdecydowanie prostszym jest podpis z formatem PAdES, choć jego zastosowanie jest ograniczone, bowiem umożliwia podpisywanie plików wyłącznie z rozszerzeniem PDF.

Rodzaje podpisów elektronicznych

W aktualnym stanie prawnym regulacje dotyczące podpisu elektronicznego zawiera ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej i rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 tzw. rozporządzenie eIDAS.

W rozporządzeniu pojawiło się ujednolicenie przepisów dot. podpisu elektronicznego względem Państw członkowskich Unii oraz zapis o respektowaniu podpisu elektronicznego danego Państwa w innym Państwie członkowskim.

Na podstawie przepisów rozporządzenia eIDAS możliwe jest również zawarcie umowy międzynarodowej z Państwem członkowskim UE za pomocą złożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego, ponieważ w brzmieniu art. 6 ww. rozporządzenia, polskie kwalifikowane podpisy elektroniczne oparte na kwalifikowanym certyfikacie są uznawane we wszystkich Państwach członkowskich UE.

W unijnym porządku prawnym wyróżnia się trzy rodzaje podpisów elektronicznych:

  • podpis elektroniczny (zwykły podpis elektroniczny), który oznacza dane w postaci elektronicznej, które zostały dołączone lub są logicznie powiązane z innymi danymi w formie elektronicznej, które zostały użyte do złożenia podpisu
  • zaawansowany podpis elektroniczny, to znaczy taki, który  jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu, umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego, jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą, oraz jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna
  • kwalifikowany podpis elektroniczny oznacza zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

Podpisy elektroniczne nabywa się u kwalifikowanych dostawców usług zaufania, nad którymi nadzór sprawuje ministerstwo cyfryzacji.

Skutki prawne

Zawarcie umowy w formie elektronicznej, choć stanowi odrębną formę czynności prawnej, zostało zrównane w skutkach z formą pisemną (art. 781 k.c.). Oznacza to tyle, że jeśli zostaną spełnione przesłanki dotyczące kwalifikowanego podpisu elektronicznego, to taką formą można zastąpić tradycyjną formę pisemną, zarówno gdy formy pisemnej wymaga ustawodawca, jak i wówczas gdy zachowanie formy pisemnej wynika z czynności prawnej.

Złożenie na dokumencie elektronicznym kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest bowiem równoznaczne ze złożeniem własnoręcznego podpisu (art. 781 § 2 k.c.). W rozumieniu przepisów k.c. oznacza to, że kwalifikowany podpis elektroniczny wywołuje takie same skutki prawne jak własnoręczny podpis.

Warto wskazać, że kwalifikowany podpis elektroniczny może być wyposażony w tzw. kwalifikowany elektroniczny znacznik czasu (art. 133 ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej). W przypadku opatrzenia dokumentu umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który zawiera jednocześnie ww. znacznik czasu, czynność prawna dodatkowo ma tzw. datę pewną (art. 81 § 2 pkt. 3) k.c.), której główną funkcją jest stwierdzenie, że czynność prawna (np. zawarcie umowy) została dokonana najpóźniej w tej dacie.