Kim jest sygnalista

Sygnalista (ang. whistleblower) to osoba (w szczególności pracownik), która zgłasza nieprawidłowości dostrzeżone w organizacji. Informacje przekazane przez sygnalistę powinny być faktami, a nie subiektywnymi odczuciami.

Instytucję sygnalisty, jako obowiązkową, wprowadza Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, zwana powszechnie dyrektywą o ochronie praw sygnalistów.

Jak działa sygnalista

Sygnalista działa poprzez zgłoszenia naruszeń dokonywane przez trzy rodzaje kanałów raportowania:

  • wewnętrzny (u pracodawcy)
  • zewnętrzny (w organach do tego upoważnionych)
  • publiczny (np. w mediach)

W pierwszej kolejności sygnalista powinien wykorzystać wewnętrzny lub zewnętrzny kanał raportowania, choć przepisy przewidują wyjątki od tej zasady. W razie braku reakcji może skorzystać z ujawnienia publicznego, np. w mediach.

Jakie informacje podlegają zgłoszeniu przez sygnalistę

Sygnalista zgłasza naruszenia w obszarach m. in. zamówień publicznych, usług finansowych, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,  bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, zdrowia, ochrony konsumentów czy cyberbezpieczeństwa. Ponadto zgłoszenia obejmują nieprawidłowości w zakresie ochrony danych osobowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Zgłaszający te nieprawidłowości zyskają większe prawa i ochronę niż ma to miejsce obecnie.

System zgłaszania nieprawidłowości można rozszerzyć o nieprawidłowości związane z prawem pracy (takimi jak mobbing czy nieprzestrzeganie przepisów BHP), korupcję czy nieuczciwe praktyki handlowe.

Biorąc pod uwagę specyfikę instytucji, podstawowymi obszarami prawa, których dotyczy instytucja, są:

  • ochrona konsumentów
  • przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy
  • usługi finansowe
  • zamówienia publiczne
  • ochrona środowiska, w tym zwierząt
  • zdrowie
  • ochrona zdrowia
  • cyberbezpieczeństwo
  • ochrona danych osobowych

Jakie obowiązki ma przedsiębiorca

Pracodawca z sektora prywatnego zatrudniający co najmniej 250 pracowników ma obowiązek:

  • umożliwić zgłaszanie nadużyć przez sygnalistów zapewniające ochronę poufności
  • wdrożyć konkretne mechanizmy chroniące sygnalistów przed negatywnymi konsekwencjami zgłoszenia

Firmy prywatne zatrudniające od 50 do 249 pracowników będą zobowiązane do wdrożenia procedury ochrony sygnalistów do 17 grudnia 2023 r.

Rejestr i obsługa zgłoszeń sygnalistów

Pracodawca powinien:

  • przygotować zrozumiałą i łatwo dostępną procedurę dotyczącą przyjmowania i obsługi zgłoszeń sygnalistów
  • uruchomić i prowadzić (monitorować) rejestr zgłoszeń, gwarantujący poufność danych sygnalistów (bezpieczny kanał raportowania)
  • zapewnić ochronę danych osobowych sygnalistów (mogą być one ujawniane tylko upoważnionym osobom do rozpatrywania takich zgłoszeń)
  • podjąć działania następcze wynikające ze zgłoszeń, tzn. mające doprowadzić do zbadania i oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz zaradzenia naruszeniom będącym przedmiotem zgłoszenia (np. wewnętrzne dochodzenie, postępowanie wyjaśniające, działania naprawcze).

Zgłoszenia po stronie pracodawcy obsługuje:

  • osoba zatrudniona w przedsiębiorstwie, mająca odpowiednie kompetencje, zasoby i czas do obsługi zgłoszeń sygnalistów
  • zewnętrzny, profesjonalny podmiot dysponujący zespołem ekspertów z różnych dziedzin prawa, gwarantujący poufność i ochronę danych objętych zleceniem, taki jak Kancelaria.

Elementy procedury zgłoszeń

  • zapewnienie kanałom przyjmowania zgłoszeń poufności, czyli pełnej ochrony tożsamości sygnalisty przed osobami nieupoważnionymi
  • ustalenie rozsądnego terminu na przekazanie informacji zwrotnych (nie dłuższego jednak niż trzy miesiące od potwierdzenia/otrzymania zgłoszenia)
  • wyznaczenie bezstronnego zespołu właściwego do komunikacji z sygnalistą i podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami
  • zapewnienie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów

Ochrona sygnalistów

Sygnaliści podlegają specjalnej ochronie, w szczególności:

  • całkowitej ochronie przed zwolnieniem z pracy, zawieszeniem, wstrzymaniem awansu, degradacją, przeniesieniem na inne stanowisko pracy itp., co ma  zabezpieczyć przed działaniami odwetowymi podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie
  • wyłączeniu możliwości postawienia zarzutów z powodu dokonania zgłoszenia
  • Ochrona sygnalistów obejmuje także byłych pracowników, uczestników rekrutacji, wolontariuszy, stażystów, akcjonariuszy, wspólników, osoby pracujące pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, podwykonawców i dostawców (bez względu na to, czy otrzymują oni wynagrodzenie).

Obsługa zgłoszeń przez Kancelarię

W ramach wdrożenia regulacji o sygnalistach

  • przygotujemy procedurę zgłaszania i obsługi zgłoszeń
  • opracujemy regulacje wewnętrzne w organizacji niezbędne do wdrożenia procedury zgłoszeń
  • przeprowadzimy szkolenia wewnętrzne w zakresie procedury zgłoszeń
  • udostępnimy aplikację umożliwiającą elektroniczną obsługę zgłoszeń sygnalistów i zapewnimy jej pełne serwisowanie
  • pomożemy wykonać obowiązki z zakresu ochrony danych osobowych sygnalistów i osób przez nich zgłaszanych

Po uruchomieniu procedury zgłoszeń

  • przeprowadzimy czynności wyjaśniające w zakresie wskazanym w zgłoszeniu
  • ocenimy ryzyko po stronie organizacji w związku z otrzymanym zgłoszeniem
  • zaproponujemy rozwiązania przeciwdziałające naruszeniu
  • zapewnimy pomoc prawną sygnaliście, jeśli zachodzi taka potrzeba

Po więcej informacji zapraszamy do kontaktu z naszym specjalistą:
Szymon Goździk – Specjalista ds. ochrony danych osobowych i compliance

tel. 71 750 70 04
s.gozdzik@kancelarialebek.pl