Konsekwencją wejścia w życie RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679, ogólne rozporządzenie o ochronie danych) jest wprowadzenie w Kodeksie Pracy (dalej: KP) przepisów regulujących stosowanie przez pracodawcę monitoringu (w szczególności monitoringu wizyjnego i monitoringu poczty elektronicznej) oraz przepisu uprawniającego pracodawcę do żądania podania przez pracownika numeru rachunku bankowego (ten ostatni przepis wejdzie w życie 01.01.2019r.).
MONITORING PRACOWNIKÓW
Zgodnie z nowym art. 222 KP pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring). Nadzór ten może zostać wprowadzony jedynie, gdy jest to niezbędne dla o zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Pracodawca może więc wprowadzić monitoring tylko, gdy jest to uzasadnione ww. celami.
Monitoring nie może zostać zainstalowany w pomieszczeniach sanitarnych, szatni, stołówkach oraz palarni lub pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. W miejscach tych monitoring dopuszczalny jest jedynie w sytuacji, gdy na zarejestrowanym obrazie nie będzie możliwe rozpoznanie przebywających tam osób. Monitoring może być zainstalowany w tych pomieszczeniach, jeżeli nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych.
Pracodawca może przetwarzać nagrane za pomocą monitoringu obrazy jedynie do celów, dla których zostały zebrane. Może je przechowywać przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Później uzyskane nagrania podlegają zniszczeniu.
Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się:
- w układzie zbiorowym pracy lub
- w regulaminie pracy albo
- w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.
Oznacza to, że pracodawca, chcąc wprowadzić monitoring (bądź już go posiadając), ma obowiązek uprzednio wprowadzić przepisy wewnątrzzakładowe regulujące stosowanie tego monitoringu. Pracownicy muszą zostać poinformowani, w jakim celu pracodawca stosuje monitoring, jakie czynności pracowników, w jakich miejscach będą objęte monitoringiem oraz w jaki sposób monitoring będzie prowadzony. Reasumując, w obecnym stanie prawnym istnieje konieczność zmian w już obowiązujących aktach wewnątrzzakładowych, tak, aby zostały one dopasowane do aktualnych regulacji prawnych.
Pracodawca zobowiązany jest poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. poprzez wywieszenie na tablicy informacyjnej, przesłanie pracownikom e-mailem, poprzez przedłożenie do wglądu wraz z listą obecności), nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem, podając wszystkie informacje wymagane na podstawie art. 13 RODO. Taki obowiązek informacyjny dotyczy pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy w momencie wprowadzenia monitoringu.
Pracownikom przyjmowanym do pracy już po wprowadzeniu monitoringu wskazane wyżej informacje (cel, zakres i sposób zastosowania monitoringu) pracodawca przekazuje na piśmie przed dopuszczeniem go do pracy. Informacja przekazana nowemu pracownikowi o monitoringu może zawierać przepisy dotyczące monitoringu będące wyciągami z odpowiednich aktów zakładowego prawa pracy (np. wyciąg z regulaminu pracy).
W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.
Oprócz monitoringu wizyjnego, o którym mowa w opisanym wyżej art. 222 KP, ustawodawca przewidział również możliwość stosowania przez pracodawcę monitoringu poczty elektronicznej pracownika. Zgodnie z art. 223 KP jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika. Monitoring ten nie może naruszać tajemnicy korespondencji i dóbr osobistych pracownika.
Sposób wprowadzenia w zakładzie pracy monitoringu poczty elektronicznej oraz sposób informowania o nim nowych pracowników jest taki sam jak przy monitoringu wizyjnym opisanym w art. 222 KP.
Ponadto ustawodawca dopuścił również stosowanie przez pracodawcę innych form monitoringu niż monitoring wizyjny i monitoring poczty elektronicznej, jeżeli ich zastosowanie jest konieczne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Wskazane wyżej przepisy art. 222 KP i art. 223 KP stosuje się bowiem odpowiednio również do innych form monitoringu.
RACHUNEK BANKOWY
Oprócz tego, w związku z wejściem w życie RODO, w Kodeksie Pracy zmieniono również przepisy dotyczące danych, jakich pracodawca może żądać od pracownika. W dniu 1 stycznia 2019r. wejdzie w życie przepis uprawniający pracodawcę do żądania od pracownika podania numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 221 § 2 pkt 3 KP).
Niniejsza informacja nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Kancelaria nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie informacji w nim zawartych bez wcześniejszego zasięgnięcia opinii Kancelarii.