12 lipca 2019 r. weszła w życie ustawa z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych, zwana dalej Ustawą (Dz.U. 2019 poz. 53). Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji wskazuje, że podstawowym celem ustawy o dokumentach publicznych jest budowa systemu bezpieczeństwa dokumentów publicznych, który ma przeciwdziałać ich fałszerstwom i wykorzystywaniu sfałszowanych dokumentów do popełniania przestępstw. W omawianej ustawie uregulowano m.in. definicję dokumentu publicznego oraz kategorie tych dokumentów, pojęcie repliki dokumentu publicznego oraz wprowadzono sankcję karną, o czym będzie jeszcze mowa.
Definicja dokumentu publicznego
W art. 2 pkt 2 tej ustawy uregulowana została definicja dokumentu publicznego. Zgodnie z nią dokumentem publicznym jest dokument, który służy do identyfikacji osób, rzeczy lub potwierdza stan prawny lub prawa osób posługujących się takim dokumentem, zabezpieczony przed fałszerstwem i wytwarzany według określonego wzoru.
Kategorie dokumentów publicznych
W art. 5 Ustawy ustawodawca wprowadził trzy kategorie dokumentów publicznych w zależności od ich znaczenia dla bezpieczeństwa państwa:
- kategoria pierwsza: dokumenty najistotniejsze z punktu widzenia bezpieczeństwa państwa, których wytwarzanie odbywa się w sposób uwzględniający szczególne środki bezpieczeństwa, tj. dowód osobisty, dokumenty paszportowe, prawo jazdy.
- kategoria druga: dokumenty istotne ze względu na bezpieczeństwo państwa, bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i prawnego, w tym dotyczące broni, międzynarodowego przewozu towarów niebezpiecznych, potwierdzające wykształcenie wyższe i specjalistyczne oraz świadectwa dojrzałości, inne niż należące do kategorii pierwszej.
- kategoria trzecia: dokumenty mające wpływ na bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i prawnego, w tym koncesje, pozwolenia, licencje, zaświadczenia, świadectwa i certyfikaty związane z bezpieczeństwem transportu, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, świadectwa ukończenia szkoły, legitymacje szkolne i studenckie oraz dokumenty uprawniające do różnego rodzaju ulg, inne niż należące do kategorii pierwszej i drugiej.
Sankcja karna i pojęcie „repliki” dokumentu publicznego
Wbrew rozpowszechnianym w mediach informacjom ustawa o dokumentach publicznych nie wprowadziła bezwzględnego zakazu kserowania dokumentów, np. dowodów osobistych, pod rygorem sankcji karnej. W Ustawie wprowadzono jedynie przepis karny (art. 58 Ustawy), który stanowi że „kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2”. Niemniej jednak przepis ten nie wprowadza odpowiedzialności karnej za każdy przypadek skserowania dokumentu publicznego, np. dowodu osobistego.
Szczególnie istotnym pojęciem w kontekście wprowadzonych regulacji jest pojęcie „repliki”. Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 6 Ustawy repliką jest odwzorowanie lub kopia wielkości od 75% do 120% oryginału o cechach autentyczności dokumentu publicznego lub blankietu dokumentu publicznego, z wyłączeniem kserokopii lub wydruku komputerowego dokumentu publicznego wykonanych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany.
Wykonanie kopii dokumentu publicznego, która nie będzie miała cech autentyczności, np. ze względu na kolor czy format, nie będzie stanowiło repliki, a tym samym nie będzie podlegało sankcji karnej z art. 58 Ustawy. Brak jest przeszkód, aby przedsiębiorcy wykonywali kserokopie dokumentów publicznych, o ile kserokopie te nie będą stanowiły replik w rozumieniu Ustawy. Przykładowo można wskazać, że za replikę nie będzie można uznać kserokopii, która zawiera napis KOPIA, różni się od oryginału kolorem, czy nie zawiera wszystkich danych zawartych na dokumencie.
Należy wskazać, że instytucje obowiązane w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (zwana dalej ustawą AML), tj. banki, instytucje płatnicze, mogą nadal wykonywać kopie całych dokumentów tożsamości. Wynika to z okoliczności, że ustawa o dokumentach publicznych nie ma zastosowania do kopii dokumentów tworzonych na podstawie innych przepisów, tj. ustawa AML. Co więcej, podmioty rynku finansowego są nie tylko uprawnione do wykonywania takich kopii, ale wręcz zobowiązane w związku z koniecznością realizacji ustawowych obowiązków.
Jeśli zaś chodzi o podmioty inne niż instytucje obowiązane w rozumieniu ustawy AML, są one nadal uprawnione do sporządzania kserokopii dokumentów, o ile kserokopia ta nie będzie spełniała ustawowych przesłanek definicji „repliki”.
Podsumowując, należy pamiętać, aby wykonywane kserokopie dokumentów publicznych były pozbawione cech autentyczności, co pozwoli to na uniknięcie ryzyka ponoszenia odpowiedzialności karnej przewidzianej w ustawie o dokumentach publicznych.
Dane osobowe w dokumentach
Niezależnie jednak od regulacji ustawy o dokumentach publicznych, która ma na celu przeciwdziałanie fałszerstwom dokumentów, należy zwrócić uwagę na kopiowanie (i przetwarzanie) danych osobowych zawartych w dokumentach. Takie sytuacje podlegają ocenie z punktu widzenia ochrony danych osobowych. Do przetwarzania danych osobowych zawartych w dokumentach zastosowanie znajdą ogólne zasady wynikające z RODO (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) oraz z ustawy o ochronie danych osobowych. Ważne jest zatem, aby przy kserowaniu dowodów nie przetwarzać więcej informacji niż jest to konieczne dla realizacji celów zawarcia umowy, czyli aby nie przetwarzać danych, gdy brak jest podstawy prawnej do ich przetwarzania. Jeśli pozyskanie odpowiednich informacji inną drogą niż skopiowanie dokumentu nie jest możliwe, po skserowaniu należy zamazać, zakryć wszelkie dane ponad te, które są niezbędnie potrzebne dla realizacji celu umowy.
Co istotne, GIODO stoi na stanowisku, że kserowanie przez pracodawcę dowodu osobistego narusza ustawę o ochronie danych osobowych, jeśli w ten sposób pracodawca uzyska więcej informacji, niż jest do tego uprawniony. Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca może żądać od pracownika wyłącznie następujących danych osobowych: imię i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Pracodawca może również żądać innych danych osobowych pracownika oraz jego numeru PESEL, a także danych dotyczących imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci, ale wyłącznie wówczas, gdy te dane są konieczne do przyznania odpowiednich świadczeń pracowniczych.
Niniejsza informacja nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Kancelaria nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie informacji w nim zawartych bez wcześniejszego zasięgnięcia opinii Kancelarii.