Prowadzanie działalności gospodarczej wiąże się z podejmowaniem różnego rodzaju ryzyka. Niekiedy ryzyko takie skutkuje sporami z kontrahentami, pracownikami lub organami administracji publicznej, a czasami stwarza inne trudności w prowadzeniu firmy. Znaczną większość z tych konfliktów lub problemów – przy założeniu, że korzystamy ze skutecznego prawnika – można zażegnać, jednak radzenie sobie ze skutkami ponoszonego ryzyka jest niekiedy trudniejsze, a przynajmniej konsumuje więcej zasobów (zarówno czasu, jak i pieniędzy), niż zapobieganie ich powstawaniu. Należy także uwzględnić fakt, że właściwa organizacja przedsiębiorstwa jest nie tylko sposobem na uniknięcie trudności, ale często skutecznym środkiem do zwiększenia zysków.
Nasuwa się pytanie, w jaki sposób można zapobiegać problemom prawnym, które wiążą się z prowadzeniem działalności gospodarczej. Służyć temu może legal due diligence, czyli audyt prawny. Niektórzy kojarzą go jedynie z badaniem przedsiębiorstwa przed dokonaniem przejęcia, połączenia lub przekształcenia spółki, który umożliwia pozyskanie obiektywnej oceny sytuacji finansowo-organizacyjnej przedsiębiorstwa, a tym samym daje odpowiednią pozycję wyjściową przed rozpoczęciem negocjacji umowy. Jest to słuszny punkt widzenia, jednak niepełny.
Legal due diligence stanowi szczegółowe badanie prowadzonego biznesu pod względem prawnym, które może dotyczyć każdego prawnego aspektu aktywności przedsiębiorstwa. Audyt prawny polega na podjęciu szeregu działań: przeprowadzeniu analiz prawnych, weryfikacji dokumentacji (akt sądowych, administracyjnych, rejestrowych, ksiąg wieczystych, umów), przeprowadzeniu rozmów z przedstawicielami przedsiębiorcy, oględzin miejsc pracy i produkcji, ustaleniu stanu prawnego ruchomości i nieruchomości, zbadaniu legalności prowadzonej działalności. Działania te kończą się sporządzeniem sprawozdania, w którym wskazywane są wszystkie błędy lub braki, a co najważniejsze – rekomendacje. Pozwala to właścicielom oraz osobom zarządzającym na uzyskanie obiektywnych informacji, obrazujących rzeczywisty stan prawny przedsiębiorstwa. Reasumując, u prawnika można nie tylko szukać pomocy prawnej w bieżących sprawach (jak na przykład przy sporządzeniu porad prawnych, dochodzeniu należności od niesolidnych kontrahentów, opiniowaniu umów, przygotowaniu uchwał), ale przede wszystkim istnieje możliwość systematycznego badania poprawności i efektywności organizacji prawnej przedsiębiorstwa, a co za tym idzie, zabezpieczania się przed negatywnymi zdarzeniami prawnymi zawczasu.
Oto przykładowe dziedziny, które niewątpliwie wymagają okresowego stosowania legal due diligence, czyli szczegółowej analizy, dokonanej przez doświadczonego prawnika:
– sprawy korporacyjne – z przepisów prawa (w szczególności tych zmieniających się), umowy spółki oraz podjętych uchwał wynika wiele obowiązków, których monitorowanie wykonania przez osoby niebędące prawnikami jest nie zawsze skuteczne; przez lata funkcjonowania spółki może uzbierać się wiele niedociągnięć (m.in. błędne nazwy lub braki koniecznych wpisów w KRS, nieprawidłowo sporządzona przy notariuszu zmiana umowy spółki), które odkrywa się dopiero przy okazji konieczności niezwłocznego załatwienia określonych spraw (np. zgłoszenie nowego członka zarządu, doroczne zgromadzenie wspólników), a które warto skorygować, analizując wszystkie dokumenty zbiorczo;
– sprawy pracownicze – aby zminimalizować ryzyko sporów powstałych na tle prawa pracy, konieczna jest efektywna analiza mająca na celu stwierdzenie, czy indywidualne umowy o pracę oraz umowy cywilnoprawne stosowane przez przedsiębiorcę, a także wewnętrzne regulaminy pracy, regulaminy wynagrodzenia i stosowane systemy czasu pracy są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, układami zbiorowymi pracy oraz czy w adekwatnym stopniu zabezpieczają interes pracodawcy i kreują transparentne warunki pracy dla pracowników;
– sprawy konsumenckie – jako nieprofesjonalni uczestnicy rynku konsumenci podlegają szczególnej ochronie prawnej, dlatego przedsiębiorca zobowiązany jest zapewnić zgodność podejmowanych działań ze stosownymi przepisami, odpowiednio konstruować wzorce umów, regulaminy i ogólne warunki umów; ponadto ciążą na nim określone obowiązki informacyjne, a także ryzyka ekonomiczne, które mogą wynikać z realizacji prawa odstąpienia, reklamacji, gwarancji; z tego względu niezmiernie istotne jest właściwe formułowanie postanowień umów, a także funkcjonowanie sprawnych procedur wewnętrznych (m.in. przeprowadzania reklamacji), pozwalających na zmniejszenie ryzyka ekonomicznego i reputacyjnego – niewątpliwie okresowo przeprowadzane due diligence pozwala dostosowywać działalność w powyższym zakresie do obowiązujących norm prawnych i zmieniających się standardów;
– kontrakty – mówi się, że umowy są zawierane na gorsze czasy – i jest to prawda, ponieważ jak długo strony są w dobrych relacjach i interesy obu stron znajdują wspólny punkt odniesienia, tak długo strony znajdą porozumienie, jednakże w sytuacjach konfliktowych konkretne postanowienia umów mogą działać na niekorzyść przedsiębiorcy, a druga strona chętnie powoła się na każdy zapis, który – w zależności od konkretnych okoliczności – zwiększy jej zysk, wzmocni pozycję lub zwolni z odpowiedzialności; systematyczne due dilligence pozwala wykryć niekorzystne postanowienia w skomplikowanych kontraktach, w szczególności zawieranych z bankami, ubezpieczycielami, dotyczącymi nieruchomości (np. najem lub dzierżawa), ważniejszych dostaw lub sprzedaży; wnioski z przeprowadzonej analizy mogą być podstawą do renegocjowania treści umów, ich zmiany, ustanowienia zabezpieczenia prawnego w postaci weksla, hipoteki umownej lub poręczenia, stworzenia odpowiednich wzorców umów, podkreślenia ryzyka wynikającego z braku pisemnej formy umowy (lub zmiany umowy słownie, gdy konieczny jest pisemny aneks).
Powyżej wskazane zagadnienia związane z prawną stroną prowadzenia działalności gospodarczej są jedynie przykładowe, tak samo jak problemy, które można napotkać w trakcie audytu prawnego. Należy ponadto podkreślić, że profesjonalni prawnicy związani są tajemnicą zawodową, w związku z czym wszelkie informacje pozyskane w trakcie due dilligence (a są to dane wrażliwe dla każdego przedsiębiorstwa) są ściśle chronione.
Niniejsza informacja nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Kancelaria nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie informacji w nim zawartych bez wcześniejszego zasięgnięcia opinii Kancelarii.