Roczne sprawozdanie finansowe musi być złożone do krajowego rejestru sądowego (KRS). Zgodnie z ustawą o rachunkowości przedsiębiorcy zobowiązani są składać w KRS roczne sprawozdanie finansowe, na które składa się bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa, sprawozdanie z działalności zarządu oraz – jeśli były wymagane – to również rachunek przepływów pieniężnych, zestawienie zmian w kapitale lub funduszach własnych, opinię biegłego rewidenta z badania sprawozdania finansowego, jeśli podlegało ono badaniu; ponadto odpis uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty.
Obowiązkowi składania sprawozdań finansowych do KRS podlegają wszystkie typy firm, które podlegają ustawie o rachunkowości i obowiązkowi rejestracji w KRS. W praktyce są to wszystkie spółki kapitałowe, również oddziały przedsiębiorstw zagranicznych. Za składanie sprawozdania finansowego odpowiedzialny jest kierownik jednostki, najczęściej oznacza to prezesa zarządu spółki.
W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego kierownik jednostki zobowiązany jest złożyć sprawozdanie w KRS. W celu złożenia sprawozdania finansowego w KRS wymagane jest wypełnienie odpowiednich formularzy i wniesienie stosownej opłaty. Do KRS składa się również sprawozdanie finansowe, które nie zostało zatwierdzone. Sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający (w praktyce są to rady nadzorcze, walne zgromadzenie wspólników lub akcjonariuszy) w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego. Biorąc pod uwagę, że rok finansowy większości firm pokrywa się z rokiem kalendarzowym, sprawozdanie powinno być zatwierdzone najpóźniej do 30 czerwca, a w terminie do 15 lipca złożone w KRS. Jeżeli jednak sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w terminie, to i tak najpóźniej do dnia 15 lipca należy je złożyć w KRS. Następnie po jego zatwierdzeniu sprawozdanie powinno być ponownie złożone w KRS z zachowaniem terminu 15 dni od dnia zatwierdzenia.
Wskazać należy, iż nieterminowe lub niekompletne złożenie sprawozdania do KRS spowoduje wezwanie przedsiębiorcy do złożenia sprawozdania w wyznaczonym dodatkowym terminie 7 dni pod rygorem nałożenia kary grzywny. Sąd może sięgnąć po dalsze sankcje w przypadku uporczywego odmawiania wykonania ciążących na przedsiębiorcy obowiązkach.
Przez wiele lat obowiązek złożenia dokumentów do KRS był lekceważony przez przedsiębiorców. W ostateczności byli po prostu wyzwani do uzupełnienia braków, bez ponoszenia konsekwencji. Wiele podmiotów godziło się nawet z ewentualną sankcją w zamian za możliwość ukrycia swego bilansu (choćby po to, by nie ujawniać przed kontrahentami kłopotów finansowych). W ostatnich kilkunastu tygodniach KRS zmienił więc praktykę. Zaczęto m. in. zawiadamiać prokuraturę o podejrzeniu popełnienia przestępstwa.
Zgodnie z zapowiedzią resoru sprawiedliwości niebawem przedsiębiorcy będą skuteczniej ścigani za łamanie prawa. Wprowadzony zostanie obowiązek składania sprawozdań przez system informatyczny. Wówczas nawet kilkudniowe opóźnienie zostanie zidentyfikowane przez sąd rejestrowy. Będzie on wtedy mógł skierować do zobowiązanego wezwanie w formie elektronicznej. Jeśli nie uzyska odpowiedzi w ciągu 7 dni, sprawa trafi do prokuratury.
Niniejsza informacja nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Kancelaria nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie informacji w nim zawartych bez wcześniejszego zasięgnięcia opinii Kancelarii.