Systemy compliance u przedsiębiorców – już teraz konieczność, a wkrótce obowiązek

Coraz większą popularność wśród przedsiębiorców zyskują systemy compliance, tj. systemy zapewniające zgodność działania organizacji z dotyczącymi jej regulacjami prawnymi, jak również respektowanie wdrożonych na tej podstawie procedur wewnątrz danej organizacji. Systemy te minimalizują ryzyko prawne, będące coraz bardziej znaczącą częścią ryzyka operacyjnego wobec coraz większej ilości przepisów obligujących przedsiębiorców do określonych zachowań, pod rygorem coraz to większych kar. Umożliwiają zarządzanie tym rodzajem ryzyka i podejmowanie szybkich działań naprawczych. Skuteczny system compliance doprowadzi do wykrycia i zgłoszenia do właściwego regulatora, np. UOKiK, naruszenia przepisów, co może skutkować nawet brakiem kar. Wspomnieć należy, że sankcje z tytułu naruszenia obowiązującego prawa wciąż są zaostrzane. W chwili obecnej kary za naruszenie np. przepisów ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów mogą wynieść do 10% zeszłorocznego obrotu przedsiębiorstwa, a odpowiedzialność ponoszą również osoby zarządzające (do wysokości 2 mln zł). Kara za utrudnianie kontroli może zaś wynieść nawet 50 mln euro.

Do roku 2018r. przepisy prawa ustanawiały obowiązek posiadania systemów compliance jedynie przez niektóre kategorie podmiotów gospodarczych (np. banki), natomiast obowiązek ten nie dotyczył co do zasady przedsiębiorców. Niemniej obecna ofensywa ustawodawcza, polegająca na nakładaniu na firmy coraz większej ilości nakazów obwarowanych coraz dotkliwszymi sankcjami, zdecydowanie wpłynie na zmianę tego stanu rzeczy. Rozporządzenie unijne w sprawie ochrony danych osobowych RODO stanowi pierwszy krok ku objęciu takim obowiązkiem przedsiębiorców. Następnym będzie wejście w życie ustawy o jawności życia publicznego, której projekt znajduje się w chwili obecnej w Komitecie Stałym Rady Ministrów. Akt ten nałoży na firmy posiadające co najmniej status średniego przedsiębiorcy obowiązek wdrożenia rozwiązań organizacyjnych, kadrowych i technicznych mających przeciwdziałać praktykom korupcyjnym. Niespełnienie lub nienależyte wykonanie tego obowiązku będzie podlegać karze pieniężnej w wysokości od 10 tys. do 10 mln zł, a dodatkową sankcją będzie zakaz ubiegania się przez okres 5 lat o zamówienie publiczne. Wprowadzenie tego prawa będzie dla wielu przedsiębiorstw, w tym nawet takich, które posiadają już wdrożony system zgodności działania przedsiębiorstwa z prawem (compliance), oznaczało prawdziwą rewolucję. Analogicznie jak przy naruszeniach konkurencji kar będzie można uniknąć, jeżeli przedsiębiorca sam wykryje i zawiadomi właściwy organ o działaniu korupcyjnym.

Wskazać też należy na istnienie w porządku prawnym ustawy z dnia 28.10.2002r. o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary. Podmiotem zbiorowym w rozumieniu tej ustawy są spółki prawa handlowego, które poniosą odpowiedzialność w sytuacji, gdy osoba fizyczna działająca w ich imieniu złamie przepisy prawa wskazane w tej ustawie, a nie zostanie wykazane, że osoba taka znajdowała się pod właściwym nadzorem. Sankcje z tego aktu to np. kara pieniężna do 5 mln złotych, zakaz reklamowania się, zakaz korzystania z dotacji czy subwencji, wymierzana na okres od 1 do 5 lat. Projektowana ustawa o jawności życia publicznego ma umożliwić szersze niż dotychczas stosowanie odpowiedzialności podmiotów zbiorowych. Z uzasadnienia projektu ustawy wynika, że nowe prawo ma spowodować, ze metody korupcyjne przestaną być opłacalne i ma umożliwić karanie, oprócz jednostek, całych firm za to, że odniosły lub mogły odnieść korzyść na skutek bezprawnych zachowań osób fizycznych działających w ich imieniu.

W USA, Wielkiej Brytanii, Francji czy we Włoszech tego typu rozwiązania funkcjonują już od dawna. Brak nadzoru nad swoimi pracownikami lub stałymi kontrahentami, tudzież zła organizacja przedsiębiorstwa wskutek niewdrożenia wewnętrznych zabezpieczeń, jest już od dawna w tamtych krajach jednym z istotniejszych zagrożeń na mapie ryzyk działalności gospodarczej. Należy przypuszczać, że ustawodawstwo polskie będzie coraz intensywniej korzystać z istniejących tam uregulowań prawnych.

Jedynym sposobem na uniknięcie powyższych zagrożeń jest wdrożenie systemu compliance. Skuteczny compliance pełni bowiem dwie funkcje – po pierwsze zapobiega łamaniu prawa, a po drugie, kiedy mimo wszystko dojdzie do zabronionej prawem aktywności, pozwoli zminimalizować negatywne skutki dla firmy i jej menedżerów. Efektywny program compliance eliminuje bądź też minimalizuje ryzyko zachowań bezprawnych, chroniąc tym samym danego przedsiębiorcę oraz osoby sprawujące w danej organizacji funkcje kierownicze przed bardzo wysokimi karami finansowymi, stratami wizerunkowymi oraz utratą zaufania ze strony klientów i kontrahentów, które niejednokrotnie odbudowywane są latami. Raz przyklejona etykieta przedsiębiorcy nieuczciwego, dopuszczającego się działań sprzecznych z prawem, z dobrymi obyczajami, czy też działań nieetycznych, pozostanie na długo w pamięci klientów, kontrahentów i konkurentów. Ponadto w świetle wskazanych powyżej kar pieniężnych i innych sankcji stanowi niezbędne zabezpieczenie dla samego bytu firmy. Sprawny system compliance stanowi bowiem narzędzie umożliwiające w większości wypadków uniknięcie kar poprzez wykazanie należytej staranności w tym zakresie. Przekaz ustawodawcy jest jasny: przedsiębiorco, jeżeli nie chcesz ponosić dotkliwych kar, kontroluj się sam.

Niniejsza informacja nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Kancelaria nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie informacji w nim zawartych bez wcześniejszego zasięgnięcia opinii Kancelarii.