Utworzenie elektronicznego biura podawczego jest kolejnym etapem informatyzacji postępowania cywilnego. Od drugiej połowy 2016 roku do sądów sukcesywnie będzie wprowadzana aplikacja obsługująca elektroniczne biura podawcze. Przewidywany czas na wdrożenie elektronicznego postępowania cywilnego ma wynieść 3 lata od wejścia w życie ustawy z dnia 10 lipca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks cywilny, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2015 poz. 1311). To właśnie powyższa ustawa jest podstawą wprowadzenia w sądach elektronicznego biura podawczego w sprawach cywilnych, gospodarczych, rodzinnych i w postępowaniach egzekucyjnych, które są prowadzone przez komornika.
Głównym założeniem nowego systemu jest, aby sądy mogły prowadzić postępowania cywilne w trybie online, co przyspieszy znacznie czas ich trwania. Będzie można, korzystając z Internetu, złożyć pisma, dokonywać czynności procesowe, jak również komunikować się z sądem.
Na dzień dzisiejszy jedynymi czynnościami, jakiem można dokonać online są: zakładanie spółek z o.o., spółek akcyjnych oraz prowadzenie postępowania upominawczego (EPU). To właśnie sukces, z jakim spotkało się prowadzenie postępowania upominawczego drogą elektroniczną, zaowocował pomysłem, aby rozszerzyć zastosowanie technologii informatycznych w sądach.
Sposób korzystania z elektronicznego biura podawczego nie będzie skomplikowany. Aby móc z niego skorzystać, koniecznym będzie założenie konta w systemie elektronicznego biura podawczego, jak również złożenie deklaracji, iż to właśnie drogą elektroniczną ma się odbywać komunikacja w sprawie danego rodzaju.
Jeżeli chodzi o podpisywanie dokumentów, które będą wnoszone do sądu drogą elektroniczną, będzie ono polegać na złożeniu podpisu za pomocą bezpłatnego profilu zaufanego ePUAP bądź za pomocą złożenia podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Należy przy tym pamiętać, że w postępowaniu upominawczym (EPU) niezmiennie będzie funkcjonował również podpis elektroniczny nadawany w systemie obsługującym ww. postępowanie.
Oświadczenie o wyborze lub rezygnacji z wyboru wnoszenia pism procesowych za pośrednictwem systemu elektronicznego biura podawczego będzie wiązać jedynie osobę, która je złożyła. W przypadku, gdy wybierzemy możliwość wnoszenia pism procesowych za pośrednictwem elektronicznego biura podawczego, bądź w przypadku, gdy przepisy szczególne przewidywać będą takie zobowiązanie, pisma procesowe w sprawie będzie można wnosić wyłącznie przez elektroniczne biura podawcze.
Złożone oświadczenie co do wyboru wnoszenia pism procesowych za pośrednictwem elektronicznego biura podawczego jest doniosłe w skutkach. Gdy wybierzemy drogę elektroniczną w danej sprawie, nie będziemy mogli korzystać z tradycyjnej drogi listownej. W razie wniesienia do sądu pisma za pośrednictwem operatora Poczty Polskiej pismo nie wywoła skutków prawnych, jakie ustawa wiąże z wniesieniem pisma do sądu. Co prawda sąd będzie pouczał wnoszącego pismo online o powyższych skutkach, przesyłając stosowne pouczenie na konto użytkownika w aplikacji elektronicznego biura podawczego, niemniej jednak warto pamiętać o konsekwencjach nieprawidłowego doręczenia.
Nowe przepisy stanowią, że złożenie pisma w elektronicznym biurze podawczym będzie tożsame ze złożeniem go w sądzie. W przypadku, gdy wybierzemy elektroniczny sposób komunikacji z sądem, wówczas sąd również będzie dokonywał nam doręczeń za pośrednictwem tego samego systemu.
Warto również zwrócić szczególną uwagę na fakt, iż zgodnie z nowymi przepisami dokumentem będzie każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z treścią. Co może być takim nośnikiem? Otóż takim nośnikiem może być np. sms lub e-mail, a oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej będzie równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, chyba że ustawa lub czynność prawna zastrzega inaczej.
Niniejsza informacja nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Kancelaria nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie informacji w nim zawartych bez wcześniejszego zasięgnięcia opinii Kancelarii.