Procedury compliance jako ochrona przed odpowiedzialnością przedsiębiorstw

W styczniu 2019 r. do Sejmu wpłynął rządowy projekt ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary. Jeśli w ciągu kolejnych kilku miesięcy ustawa ta zostanie uchwalona, podmioty zbiorowe (m. in. przedsiębiorcy niebędący osobami fizycznymi) ponosić będą wysokie ryzyko odpowiedzialności za czyny zabronione popełnione przez pracowników, współpracowników, a nawet kontrahentów w związku z prowadzoną działalnością. Zwolnienie z odpowiedzialności będzie mogło nastąpić poprzez wykazanie, że wszystkie organy i osoby uprawnione do działania w imieniu albo interesie podmiotu zachowały należytą staranność wymaganą w danych okolicznościach w organizacji tego podmiotu oraz nadzorze nad jego działalnością. W tym celu przedsiębiorstwa powinny przygotować niezbędne procedury compliance oraz wyznaczyć osoby bądź powołać komórki organizacyjne nadzorujące przestrzeganie przepisów i zasad regulujących działalność tego podmiotu.

Zmiana podejścia do odpowiedzialności podmiotów zbiorowych

Nowa regulacja ma zastąpić obecnie obowiązującą ustawę z dnia 28 października 2002 r. o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary, której zarzuca się niską efektywność w zakresie nakładanych sankcji. Znacząco ma się zmienić model odpowiedzialności podmiotów zbiorowych, za które uznawane będą m.in. osoby prawne, spółki prawa handlowego, spółki kapitałowe w organizacji, podmioty w stanie likwidacji, a także przedsiębiorcy niebędący osobami fizycznymi. W świetle przepisów rządowego projektu podmiot zbiorowy co do zasady będzie ponosił odpowiedzialność za każde przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego albo przestępstwo skarbowe, popełnione w związku z działalnością podmiotu zbiorowego:

  • na skutek działania lub zaniechania organu albo umyślnego działania lub zaniechania członka organu tego podmiotu zbiorowego;
  • przez osobę uprawnioną do reprezentowania podmiotu zbiorowego, podejmowania w jego imieniu decyzji lub sprawowania nadzoru, w związku z działaniem tej osoby w interesie lub na rzecz podmiotu zbiorowego,
  • przez osobę zatrudnioną w podmiocie zbiorowym, w związku ze świadczeniem pracy na jego rzecz;
  • przez osobę dopuszczoną do działania przez organ podmiotu zbiorowego, członka jego organu lub osobę uprawnioną do jego reprezentowania bądź nadzoru, wskutek nadużycia uprawnień lub niedopełnienia obowiązków;
  • przez kontrahenta lub pracowników albo osoby działające w interesie kontrahenta, jeżeli podmiot zbiorowy odniósł z takiego przestępstwa korzyść (chociażby pośrednio), a czyn pozostawał w związku z wykonywaniem umowy z podmiotem zbiorowym.

Co istotne, do pociągnięcia podmiotu zbiorowego do odpowiedzialności nie będzie konieczne uprzednie prawomocne skazanie sprawcy czynu zabronionego. Odpowiedzialność podmiotu zbiorowego nastąpi, jeśli przestępstwo zostanie popełnione na skutek:

  • co najmniej braku należytej staranności w wyborze osoby uprawnionej do działania w interesie lub na rzecz podmiotu zbiorowego, członka organu tego podmiotu albo kontrahenta;
  • takiej nieprawidłowości w organizacji działalności podmiotu zbiorowego, która ułatwiła lub umożliwiła popełnienie przestępstwa, chociaż inna organizacja działalności mogła zapobiec popełnieniu tego czynu zabronionego.

Wyłączenie odpowiedzialności podmiotu zbiorowego

Przyjęcie takiego modelu odpowiedzialności podmiotu zbiorowego oznacza, że aby wyłączyć odpowiedzialność firmy za przestępstwa popełnione w związku z jej działalnością niezbędne będzie wdrożenie właściwego systemu compliance, a także wyznaczenie osoby lub powołanie komórki organizacyjnej, której zadaniem będzie nadzorowanie przestrzegania przepisów i zasad regulujących działalność tego podmiotu oraz zapewniających skuteczność procedur compliance. Należy mieć na uwadze, że z punktu widzenia ustawodawcy istotne jest właściwe postępowanie w przypadku zgłoszeń nieprawidłowości przez pracowników, których określa się mianem „sygnalistów”. W ramach systemu compliance możliwe jest określenie odpowiednich procedur związanych z działaniami oraz ochroną sygnalistów.

Na zasadność wdrożenia systemu compliance do firm zwraca uwagę m.in. wiceminister sprawiedliwości dr Marcin Warchoł, który stwierdził, że „zgodnie z proponowanym przez nas rozwiązaniem, jeśli wszystkie organy i uprawnione osoby w spółce zachowały należytą staranność w zakresie jej organizacji czy nadzoru, to taki podmiot nie podlega odpowiedzialności. Kluczowe jest zatem wdrożenie procedur compliance, czyli prowadzenie firmy nie tylko zgodnie z prawem, lecz także z normami etycznymi, zasadami zarządzania ryzykiem i innymi standardami wewnętrznymi. Wiąże się to z działaniami prewencyjnymi, które pozwolą spółce uniknąć w przyszłości odpowiedzialności za niepożądane zachowania pracowników. Mogą one obejmować np. ustanowienie procedur dochodzeń wewnętrznych, zmierzających do wykrycia nieprawidłowości na wczesnym etapie i zapobiegania poważniejszym naruszeniom”.

Czy warto wdrożyć procedury compliance?

Niewdrożenie procedur compliance może skutkować brakiem zachowania przez podmiot należytej staranności wymaganej w danych okolicznościach bądź powstaniem nieprawidłowości w organizacji działalności podmiotu zbiorowego, która ułatwi lub nawet umożliwi popełnienie przestępstwa, jak również brakiem właściwych zasad postępowania w przypadku zgłoszenia takich nieprawidłowości. Może to skutkować nałożeniem na podmiot zbiorowy sankcji przewidzianych w projekcie ustawy, tj.:

  • kary pieniężnej od 30 tys. zł do 30 mln zł (a w przypadku braku działania przy zgłoszeniu nieprawidłowości przez sygnalistę – do 60 mln zł);
  • rozwiązania podmiotu zbiorowego;
  • środków przewidzianych w ustawie, m.in. zakazu prowadzenia działalności gospodarczej określonego rodzaju, zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne, zakazu promocji lub reklamy, przepadkowi mienia lub korzyści majątkowych albo ich równowartości czy też nawiązki.

Wdrożenie systemu compliance może być opłacalne dla przedsiębiorstwa nie tylko z uwagi na zabezpieczenie ich przed odpowiedzialnością jako podmiotów zbiorowych, ale również możliwość identyfikacji i zminimalizowania ryzyka prawnego, zapewnienie przestrzegania prawa w zakresie zawieranych umów czy też unikanie konfliktu interesów. Przedsiębiorstwa mają teraz możliwość zaplanowania odpowiedniego dla nich systemu compliance, a następnie jego wdrożenia, co może być procesem czasochłonnym, dlatego do działań w tym zakresie należy się właściwie przygotować.

Niniejsza informacja nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Kancelaria nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie informacji w nim zawartych bez wcześniejszego zasięgnięcia opinii Kancelarii.