Już wkrótce zmiany w prowadzeniu akt pracowniczych

10 stycznia 2018 r. została uchwalona ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Ustawa wchodzi w życie 1 stycznia 2019 r. i wprowadza istotne zmiany:

  • skraca okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat,
  • umożliwia pracodawcy prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej,
  • wprowadza, jako preferowaną, wypłatę wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika.

Krótszy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca (zleceniodawca) dla wszystkich nowozatrudnionych osób będzie przechowywał ich akta pracownicze 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia. Dodatkowo pracodawca będzie zobowiązany do comiesięcznego przekazywania w imiennym raporcie danych o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach pracownika (ZUS RCA). Dane te będą zapisywane na koncie dedykowanym ubezpieczonemu. Regulacja taka ma służyć zabezpieczeniu danych, na podstawie których następuje ustalanie prawa do wybranego świadczenia oraz jego wysokość.

Inaczej uregulowana została sytuacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. Wskazać trzeba dwie grupy pracowników:

Pracownicy zatrudnieni w okresie po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019r.
Wobec tej grupy pracowników zasadą nadal będzie obowiązek przechowywania przez pracodawcę wszelkiej dokumentacji przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Istnieje jednak możliwość skrócenia tego okresu do 10 lat w przypadku złożenia raportu informacyjnego, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.

Pracodawca, który będzie chciał skorzystać z takiej możliwości musi:

  • złożyć jednorazowe oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych raportów informacyjnych (co jest jego dobrowolną decyzją), a następnie
  • rzeczywiście złożyć takie raporty informacyjne.

Z decyzji takiej pracodawca może się wycofać do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego. Jeżeli tego nie uczyni, decyzja o przekazywaniu raportów będzie dla niego wiążąca na przyszłość.

Jeśli pracodawca nie złoży za swoich pracowników raportów informacyjnych ZUS RIA, tak jak dotychczas, będzie zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ustalana jest podstawa wymiaru renty albo emerytury przyznawanej według starych zasad, tj. przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy.

Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r.
W stosunku do tej grupy pracodawca będzie nadal zobowiązany do przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych przez 50 lat.

Odbiór dokumentacji pracowniczej przez pracownika

Omawiana nowelizacja wprowadza możliwość odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej po upływie okresu jej przechowywania. W związku z tym na pracodawcę nałożono obowiązek udzielenia pracownikowi informacji o takim uprawnieniu. W szczególności pracodawca (zgodnie z znowelizowanym art. 946 Kodeksu Pracy) zobowiązany będzie do udzielenia pracownikowi wraz ze świadectwem pracy informacji o:

  • okresie przechowywania akt,
  • możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz
  • konieczności jej zniszczenia w przypadku, gdy pracownik tych dokumentów nie odbierze. Zniszczenie, o którym mowa, następuje wówczas w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści i ma to miejsce w terminie 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór.

Elektronizacja akt

Kolejną istotną zmianą jest wprowadzenie dobrowolnego prowadzenia przez pracodawcę akt osobowych w wersji elektronicznej. Umożliwia to nowelizacja art. 94 pkt 9a Kodeksu Pracy, zgodnie z którą pracodawca może „prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza)”. Nowe przepisy wprowadzają alternatywę: pracodawca będzie mógł prowadzić dokumentację pracowniczą w wersji papierowej lub elektronicznej. Dodatkowo forma przechowywania akt pracowniczych będzie mogła być zmieniona.

Bezgotówkowa forma wypłaty wynagrodzenia

Kolejną zmianą wprowadzoną ustawą jest uznanie bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzenia jako podstawowej.

Pracodawca ma obowiązek w terminie 21 dni od dnia wejścia w życie ustawy, tj. do 22 stycznia 2019 r. poinformować (w sposób u niego przyjęty) pracowników otrzymujących wynagrodzenie za pracę do rąk własnych o obowiązku podania numeru rachunku bankowego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę. Jeśli jednak pracownik będzie nadal wolał otrzymywanie wynagrodzenia w formie gotówkowej, może on złożyć wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Wówczas wypłata będzie odbywała się nadal w takiej formie. Należy podkreślić, pracownik może zgłosić taki wniosek zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej (nie ma konieczności opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym) w terminie 7 dni od dnia otrzymania od pracodawcy informacji w tym zakresie.

Niniejsza informacja nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Kancelaria nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie informacji w nim zawartych bez wcześniejszego zasięgnięcia opinii Kancelarii.