Nowe obowiązki firm na gruncie ustawy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu

W dniu 13 lipca br. weszła w życie ustawa z dnia 1 marca 2018r. o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2018 poz. 723). Ustawa obliguje je do rozpoznawania ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego ze stosunkami gospodarczymi lub z transakcjami okazjonalnymi.

KOGO OBOWIĄZUJĄ NOWE PRZEPISY

Nowe regulacje poszerzają katalog podmiotów podlegających szczególnym regulacjom AML (ang. Anti-Money Laundering) i zwane są zbiorczo instytucjami obowiązanymi. Należą do nich głównie instytucje finansowe i działające na rynku usług finansowych oraz ubezpieczeń, ale również m. in.:

  • pośrednicy w obrocie nieruchomości,
  • biura rachunkowe;
  • przedsiębiorcy w zakresie, w jakim przyjmują lub dokonują płatności za towary w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane;
  • w ograniczonym zakresie: notariusze, adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi;
  • przedsiębiorcy świadczący usługi polegające na:
  • tworzeniu spółek i innych podmiotów,
  • pełnieniu funkcji członka zarządu lub umożliwianiu innej osobie pełnienia tej funkcji lub podobnej funkcji w spółce lub innym podmiocie,
  • zapewnianiu siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego oraz innych pokrewnych usług (tzw. siedziba wirtualna).

 Ważne! Niezależnie od ww. rodzajów działalności gospodarczej wszystkie:

  • spółki jawne,
  • spółki komandytowe,
  • spółki komandytowo-akcyjne,
  • spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
  • spółki akcyjne, z wyjątkiem spółek publicznych

będą zobowiązane do zgłaszania informacji o ich beneficjentach rzeczywistych w terminie 7 dni od wpisu w KRS (również aktualizacji danych w KRS) do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych prowadzonego przez ministra finansów publicznych. Dostęp do Rejestru będzie jawny i bezpłatny, natomiast dane beneficjentów będą przetwarzane w Rejestrze bez wiedzy osób, których dotyczą.

Przepisy o Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych będą obowiązywać od 13 października 2019 r. Podmioty już wpisane do KRS będą miały 6 miesięcy na przekazanie informacji o swoich beneficjentach rzeczywistych, tj. do dnia 13 kwietnia 2020 r.

OBOWIĄZKI INSTYTUCJI OBOWIĄZANYCH

Zgodnie z nowymi przepisami na firmach świadczących opisane powyżej rodzaj działalności gospodarczej ciąży szereg nowych obowiązków:

  • wprowadzenie wewnętrznej procedury instytucji obowiązanej,
  • wyznaczenie członka zarządu odpowiedzialnego za wdrożenie procedury i kadry kierowniczej odpowiedzialnej za wykonywanie obowiązków ustawowych,
  • przeprowadzanie i aktualizowanie oceny ryzyka,
  • stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego, w tym weryfikowanie kontrahentów i analizowanie ryzyka,
  • przechowywanie dokumentacji potwierdzającej zastosowanie środków bezpieczeństwa finansowego,
  • posiadanie procedury wewnętrznego zgłaszania nieprawidłowości,
  • informowanie klienta, przed nawiązaniem stosunków gospodarczych, o przetwarzaniu jego danych osobowych, w szczególności o obowiązkach instytucji obowiązanej wynikających z ustawy w zakresie przetwarzania tych danych,
  • szkolenia dla pracowników z zakresu przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

ŚRODKI BEZPIECZEŃSTWA FINANSOWEGO

W przypadku świadczenia usług opisanych powyżej przedsiębiorca obligatoryjnie musi stosować tzw. środki bezpieczeństwa finansowego polegające na:

  • identyfikacji klienta oraz weryfikacji jego tożsamości,
  • identyfikacji beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowaniu uzasadnionych czynności w celu:
  • weryfikacji jego tożsamości,
  • ustalenia struktury własności i kontroli (w przypadku klienta będącego spółką),
  • identyfikacji osoby działającej na podstawie umocowania klienta poprzez weryfikację jej tożsamości i umocowania do działania w imieniu klienta,
  • ocenie stosunków gospodarczych i, stosownie do sytuacji, uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru.

Beneficjentem rzeczywistym jest:

  • osoba sprawująca bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia (także faktyczne), które umożliwiają wywieranie wpływu na działania klienta,
  • osoba, w imieniu której są nawiązywane stosunki gospodarcze lub przeprowadzana jest transakcja okazjonalna.

Powyższe w szczególności dotyczy wspólników, akcjonariuszy, członków zarządu.

Identyfikacja klienta, beneficjenta rzeczywistego lub osoby działającej w imieniu klienta polega na ustaleniu:

  • w przypadku osoby fizycznej:
  • imienia i nazwiska,
  • obywatelstwa,
  • PESEL lub daty urodzenia (jeśli nie nadano numeru PESEL), oraz państwa urodzenia
  • serii i numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby,
  • adresu zamieszkania (w przypadku posiadania tej informacji),
  • nazwy (firmy), NIP oraz adresu wykonywania działalności gospodarczej (w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą);
  • w przypadku spółki:
  • nazwy (firmy),
  • formy organizacyjnej,
  • adresu siedziby lub adresu prowadzenia działalności,
  • NIP, a w przypadku braku takiego numeru państwa rejestracji, rejestru handlowego oraz numeru i daty rejestracji,
  • danych identyfikacyjnych osoby reprezentującej spółkę (imię, nazwisko, PESEL).

Weryfikacja tożsamości polega na potwierdzeniu danych identyfikacyjnych na podstawie dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby fizycznej, dokumentu zawierającego aktualne dane z wyciągu z właściwego rejestru lub innych dokumentów, danych lub informacji pochodzących z wiarygodnego i niezależnego źródła.

PROCEDURA ZGŁASZANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI

Ustawa nakłada na firmy obowiązek opracowania i wdrożenia procedury anonimowego zgłaszania naruszeń prawa (Whistleblowing). Określa ona zasady anonimowego informowania kierownictwa o związanych z naruszeniem prawa nieprawidłowościach występujących w organizacji. Celem procedury jest umożliwienie każdemu pracownikowi czy klientowi (tzw. sygnaliście, ang. whistleblower) przekazania (zarządowi lub powołanemu do tego compliance oficerowi) informacji o zauważonych naruszeniach za pośrednictwem niezależnego i autonomicznego dedykowanego kanału informacji, z zachowaniem anonimowości zgłaszającego.

Zgodnie z przepisami procedura powinna przewidywać:

  • wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za odbieranie zgłoszeń (compliance oficera),
  • określenie sposobu odbierania zgłoszeń,
  • określenie środków ochrony zgłaszającego przed dyskryminacją oraz ochrony danych osobowych,
  • ustalenie zasad zachowania poufności,
  • tryb postępowania wyjaśniającego,
  • wskazanie terminu usunięcia danych.

Podmiot obowiązany zobligowany jest do przeszkolenia pracowników w zakresie procedury Whistleblowing.

INFORMOWANIE O PODEJRZANYCH TRANSAKCJACH

Przedsiębiorca podlegający ustawie ma obowiązek niezwłocznego zawiadamia Generalnego Inspektora Informacji Finansowej, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, o przypadku powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że określona transakcja lub określone wartości majątkowe mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.

SANKCJE

Ustawodawca przewidział szereg kar za naruszenie jej przepisów. Katalog naruszeń jest szeroki i obejmuje m. in.

  • brak oceny ryzyka prania brudnych pieniędzy i jej aktualizacji,
  • niestosowanie środków bezpieczeństwa finansowego,
  • niewprowadzenie wewnętrznej procedury podmiotu oraz procedury Whistleblowing,
  • brak szkoleń pracowniczych,
  • nieprzekazanie Generalnemu Inspektorowi informacji o  podejrzanej transakcji,
  • nieprowadzenie rejestrów transakcji,
  • nieprzechowywanie dokumentów określonych ustawą,
  • niewykonywanie zaleceń pokontrolnych

Kary wymienione w ustawie to:

  • publikacja informacji o naruszeniu ustawy w BIP,
  • nakaz zaprzestania podejmowania określonych czynności,
  • cofnięcie koncesji, zezwolenia, wykreślenie z rejestru działalności regulowanej,
  • kary pieniężne (do kwoty 1 mln euro),
  • odpowiedzialność karna, z pozbawieniem wolności włącznie.

OBOWIĄZKI KANCELARII

Prosimy mieć na uwadze, że Kancelaria – jako podmiot obowiązany – posiada obowiązek stosowania w relacjach z Klientami środków bezpieczeństwa finansowego w przypadku świadczenia pomocy prawnej w zakresie:

  • kupna lub sprzedaży nieruchomości, przedsiębiorstwa lub zorganizowanej części przedsiębiorstwa,
  • zarządzania środkami pieniężnymi, instrumentami finansowymi lub innymi aktywami klienta,
  • zawierania umowy o prowadzenie rachunku bankowego, rachunku papierów wartościowych lub wykonywania czynności związanych z prowadzeniem tych rachunków,
  • wnoszenia wkładu do spółki kapitałowej lub podwyższenia kapitału zakładowego spółki kapitałowej,
  • tworzenia, prowadzenia działalności lub zarządzania spółkami kapitałowymi lub trustami.

Niniejsza informacja nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Kancelaria nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie informacji w nim zawartych bez wcześniejszego zasięgnięcia opinii Kancelarii.