Obowiązkowe procedury zgłaszania nieprawidłowości w firmach powyżej 50 pracowników

W październiku ubiegłego roku Parlament Europejski i Rada (UE) przyjęły Dyrektywę 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia praw Unii, czyli tzw. dyrektywę o sygnalistach (ang. whistleblower). Przyjęcie unijnej regulacji powinno nastąpić do 17 grudnia 2021 r.

Pojęcie sygnalistów

Są to osoby zgłaszające nieprawidłowości dotyczące firmy (ang. whistleblower). Pojęcie to pojawiło się wraz z rozwojem systemów compliance, mających zapewniać zgodność funkcjonowania przedsiębiorstwa z obowiązującymi przepisami, regułami, wytycznymi. W tym kontekście sygnaliści odgrywają niezwykle ważną rolę, stanowiąc bardzo często podstawowe i pierwsze źródło informacji o pojawiających się problemach. Jednocześnie jednak są oni narażeni na działania niepożądane, np. odwet ze strony pracodawców.

Zakres ochrony

Sygnaliści powinni być chronieni przede wszystkim przed wypowiedzeniem umowy o pracę lub jej niekorzystną zmianą, dyskryminacją lub zastraszaniem. W świetle obowiązujących regulacji zostaną objęci ochroną, jeśli dokonali zgłoszenia zauważonych nieprawidłowości, mając uzasadnione podstawy, by sądzić, że będące przedmiotem zgłoszenia informacje na temat naruszeń są prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia. Sygnalistami najczęściej będą zatem pracownicy podmiotu, w którym mogło dojść do jakichś nieprawidłowości. Mogą to być osoby mające bezpośredni dostęp do informacji, z których wynika, że pracodawca lub inne osoby zatrudnione u pracodawcy dopuściły się naruszeń. Sygnalistą będzie można być także w swojej sprawie, zwłaszcza jeśli przedmiotem zgłoszenia będzie mobbing lub dyskryminacja w miejscu pracy.

Jakie obowiązki nałożą na przedsiębiorców nowe przepisy?

Nowe obowiązki zostaną nałożone na przedsiębiorców zatrudniających powyżej 50 pracowników. Przedsiębiorcy zostaną zobligowani do utworzenia kanałów i procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń wszelkich nieprawidłowości i podejmowania działań następczych. Wprowadzone przez przedsiębiorców metody powinny gwarantować ochronę tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia oraz powinny przewidywać wyznaczenie bezstronnej osoby do podjęcia działań następczych. Ponadto wprowadzone rozwiązania będą musiały określać rozsądny termin na przekazanie informacji zwrotnych osobie dokonującej zgłoszenia nieprzekraczający 3 miesięcy.

Warto zaznaczyć, że takie procedury są elementem systemu compliance – ustawodawca swoimi działaniami zmierza do nałożenia na przedsiębiorców obowiązku samokontroli, a temu właśnie służy system compliance.

Przedsiębiorcy nie powinni zwlekać z rozpoczęciem przygotowań do wdrożenia nowych obowiązków. Praca nad zmianą kultury organizacyjnej zapewniającej realną ochronę osobom dokonującym zgłoszeń oraz wprowadzenie stosownych procedur będą wymagały czasu, a przede wszystkim zmiany nastawienia.

Pierwsza polska sygnalistka – historia Pani Bożeny Łopackiej

Bożena Łopacka, kierowniczka elbląskiego marketu Biedronka, pierwsza zwróciła uwagę opinii publicznej na złe warunki pracy w sklepach tej sieci. W 2004 r. złożyła do sądu pozew przeciwko Jeronimo Martins Dystrybucja (JMD). Główne zarzuty menedżerki to: fałszowanie ewidencji pracy, niepłacenie za godziny nadliczbowe, konieczność dźwigania ciężkich towarów. Po niemal czterech latach sąd nakazał JMD wypłacenie Łopackiej 26 tys. zł za godziny nadliczbowe, które przepracowała.