Praca zdalna w związku ze stanem epidemicznym – jak ją prawidłowo zorganizować?

Na mocy nowej ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 374) pracodawca uzyskał dodatkowe uprawnienie polegające na tym, że w celu przeciwdziałania COVID-19 może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

Uprawnienie to przysługuje pracodawcom przez okres obowiązywania ww. ustawy, tj. przez 180 dni od dnia wejścia w życie (08.03.2020r.) i w celu z nią związanym, tj. ze zwalczaniem zakażenia, zapobieganiem rozprzestrzenianiu się, profilaktyką oraz zwalczaniem skutków COVID-19. Poza tym nie istnieją żadne dodatkowe uwarunkowania po stronie pracodawcy ani pracownika do stosowania ww. instrumentu.

Zgodnie z ww. regulacją polecenie wykonywania pracy zdalnej następuje w drodze polecenia służbowego pracodawcy, do którego pracownik ma obowiązek się zastosować pod rygorem odpowiedzialności porządkowej (możliwość nałożenia kar porządkowych za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, jak również przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy).

Polecenie to może przybrać dowolną formę, nawet ustną, choć rekomendowane jest co najmniej potwierdzenie mailowe na adres służbowej skrzynki pocztowej lub pisemne.

Praca zdalna udzielana jest na czas określony wskazany w poleceniu pracodawcy, ograniczony aktualnie jedynie do wskazanego wyżej okresu obowiązywania ww. ustawy, co oznacza, że w tych granicach czasowych praca zdalna może być zarówno skracana, jak i wydłużana na podstawie decyzji pracodawcy.

Co prawda przepisy tego nie regulują, ale należy uznać, że skoro praca zdalna następuje na polecenie pracodawcy, do pracodawcy należy również zapewnienie warunków, urządzeń lub miejsca takiej pracy, także poza miejscem zamieszkania pracownika, gdyby pracownik poinformował, że takowych warunków, urządzeń lub miejsca do pracy zdalnej nie posiada.

Poza ww. podstawowymi zasadami ustawa nie wprowadza żadnych dodatkowych zasad i warunków udzielenia ww. pracy zdalnej, jak: zasady i forma udzielenia, termin, miejsce i warunki mieszkaniowe pracy zdalnej, zasady ochrony danych, poufności i bezpieczeństwa informacji oraz higieny pracy, zasady powierzenia sprzętu, sposoby i formy potwierdzania rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także formy komunikacji z pracodawcą itd. Stąd też, w celu sprawnego zarządzania pracownikami oraz uniknięcia dezorganizacji pracy w okresie wzmożonej potrzeby pracy poza zakładem pracy w czasie epidemii COVID-19, rekomendowane jest ustalenie w zakładach pracy gotowych procedur regulujących ww. kwestie, jak np. regulamin pracy zdalnej oraz powiadamianie o nich pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy.

Na koniec należy też mieć na uwadze, że obecnie trwają prace ustawodawcze nad znowelizowaniem ww. ustawy, co może spowodować konieczność aktualizacji ww. procedur.

Na marginesie podkreślenia wymaga, że organizacja pracy zdalnej jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem pracodawcy. Pracownik nie ma prawa odmówić wykonywania pracy w miejscu pracy określonym umową o pracę, nawet w warunkach zagrożenia epidemicznego. Wyjątkiem jest sytuacja, w której warunki w firmie nie odpowiadają przepisom BHP i stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia pracownika. Co istotne, o stanie tego zagrożenia nie może decydować jedynie subiektywne przeświadczenie pracownika. Posiłkując się orzecznictwem sądów, musi zaistnieć rozsądnie uzasadnione przypuszczenie pracownika co do istnienia bezpośredniego niebezpieczeństwa dla zdrowia lub życia jego lub innej osoby – wówczas mamy do czynienia z wystarczającą przesłanką powstrzymania się od wykonywania pracy (wyrok z 8 lipca 2014 r., V P 2731/12).

Niniejsza informacja nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Kancelaria nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie informacji w nim zawartych bez wcześniejszego zasięgnięcia opinii Kancelarii.