Nowe obowiązki spółek handlowych – zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych do CRBR

Od 13 października 2019 r. zaczęły obowiązywać znowelizowane przepisy ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, które nakładają na spółki handlowe obowiązek zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych do utworzonego Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR). Za brak dokonania zgłoszenia nałożona może zostać wysoka kara.

Czym jest CRBR?

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych określony został w mediach jako „kolejna broń atomowa na nieuczciwych przedsiębiorców”. Oficjalnie rejestr został wprowadzony w celu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Zdaniem Ministerstwa Finansów „posiadanie dokładnych i aktualnych danych o beneficjentach rzeczywistych ma kluczowe znaczenie dla zwalczania tych zjawisk, ponieważ uniemożliwia przestępcom ukrycie swojej tożsamości w skomplikowanej strukturze korporacyjnej”. Rejestr ma charakter publiczny i nieodpłatny. Dostępny jest pod adresem: https://www.podatki.gov.pl/crbr/.

Obowiązki spółek handlowych

W związku z funkcjonowaniem CRBR na część przedsiębiorców działających zarówno przed, jak i po 13 października 2019 r., został nałożony obowiązek zgłoszenia do ww. rejestru ich beneficjentów rzeczywistych. Obowiązek ten dotyczy:

  • spółek jawnych;
  • spółek komandytowych;
  • spółek komandytowo-akcyjnych;
  • spółek z ograniczoną odpowiedzialnością;
  • spółek akcyjnych, z wyjątkiem spółek publicznych;
  • prostych spółek akcyjnych –  od 1.03.2020 r., kiedy ta forma prowadzenia działalności zacznie funkcjonować.

Informacje podlegające zgłoszeniu przez ww. spółki zostały wskazane w art. 59 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Obejmują one dwie kategorie danych.

Do pierwszej kategorii informacji podlegających zgłoszeniu do CRBR należą dane identyfikacyjne spółki, tj. jej nazwa (firma), forma organizacyjna, siedziba, numer KRS oraz NIP.

Druga kategoria dotyczy danych identyfikacyjnych beneficjenta rzeczywistego i członka organu lub wspólnika uprawnionego do reprezentowania spółki dokonującej zgłoszenia, tj. ich: imienia i nazwiska, obywatelstwa, państwa zamieszkania, numeru PESEL, a w przypadku jego nieposiadania – daty urodzenia, a także informacji o wielkości i charakterze udziału lub uprawnieniach przysługujących beneficjentowi rzeczywistemu.

Kim jest beneficjent rzeczywisty?

W świetle ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu za beneficjenta rzeczywistego uznaje się osobę fizyczną lub osoby fizyczne sprawujące bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad przedsiębiorstwem poprzez posiadane uprawnienia, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez to przedsiębiorstwo, lub osobę fizyczną lub osoby fizyczne, w imieniu których są nawiązywane stosunki gospodarcze lub przeprowadzana jest transakcja okazjonalna.

W przypadku spółek handlowych za beneficjanta rzeczywistego uznaje się w szczególności:

  • osobę fizyczną będącą udziałowcem albo akcjonariuszem spółki, posiadającą więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji tej spółki;
  • osobę fizyczną dysponującą więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym spółki;
  • osobę fizyczną sprawującą kontrolę nad osobą prawną lub osobami prawnymi, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji spółki, lub łącznie dysponującą więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie spółki;
  • osobę fizyczną sprawującą kontrolę nad klientem poprzez posiadanie w stosunku do tej osoby prawnej uprawnień związanych ze sprawowaniem kontroli nad jednostką zależną, w rozumieniu przepisów ustawy o rachunkowości;
  • osobę fizyczną zajmującą wyższe stanowisko kierownicze w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych w pkt 1-4 oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

W praktyce mogą powstać duże problemy w zidentyfikowaniu beneficjentów rzeczywistych, zwłaszcza w przypadku akcjonariatu, a także rozbudowanej struktury własnościowej w grupie kapitałowej. Przepisy nie odpowiadają na pytanie, jak daleko należy sięgnąć przy analizie beneficjentów rzeczywistych. Wydaje się zatem, że zakres realizacji obowiązku spółek należy oceniać miarą należytej staranności, w ramach której należy przeanalizować co najmniej strukturę zarządczą spółki, jej wspólników, a nawet wspólników tych wspólników spółki. Analiza dla potrzeb identyfikacji beneficjentów rzeczywistych powinna opierać się na dokonanej ocenie ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z działalnością spółki.

Termin na dokonanie zgłoszenia

Spółki zarejestrowane w KRS przed dniem 13 października 2019 r. mają obowiązek zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych do 13 kwietnia 2020 r. Z kolei podmioty powstałe od 13 października 2019 r. są zobowiązane do dokonania takiego zgłoszenia w terminie 7 dni (nie wliczając sobór i dni wolnych od pracy) od dnia ich wpisu do KRS. Również każda zmiana danych o spółce oraz jej beneficjentach rzeczywistych pociąga za sobą obowiązek zgłoszenia takich informacji w terminie 7 dni (nie wliczając sobór i dni wolnych od pracy) od ich zmiany. Oznacza to, że przy każdej rotacji wspólników i członków organów spółki należy mieć na względzie kwestię zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych do CRBR.

Kto i w jaki sposób powinien dokonać zgłoszenia?

Informacje do CRBR powinny być zgłoszone wyłącznie przez osobę uprawnioną do reprezentacji spółki. W świetle art. 61 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, nie ma możliwości powierzenia tej czynności innym osobom. To duże obostrzenie, wstrzymujące podjęcie działań w tym przedmiocie przez pełnomocników.

Zgłoszenie do CRBR składane jest w formie dokumentu elektronicznego, zgodnie ze wzorem udostępnionym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych, nieodpłatnie za pomocą środków komunikacji elektronicznej – poprzez stronę https://www.podatki.gov.pl/crbr/.

Zgodnie z art. 61 ustawy, uwierzytelnienie zgłoszenia następuje poprzez kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP, który nie respektuje podpisów kwalifikowanych, w których nie ujawniono PESEL, co może rodzić problemy dla podmiotów zagranicznych, w których zarządach zasiadają cudzoziemcy. CRBR umożliwia też przesłanie zgłoszenia w formie pliku XML.

Sankcje za brak zgłoszenia

Za brak zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych grozi kara, której wysokość może sięgnąć nawet 1 miliona złotych. Wymierzenie kary możliwe będzie za brak wpisu w CRBR, jak i dokonanie zgłoszenia z uchybieniem terminu.

Choć termin na dokonanie zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych spółki wydaje się dość odległy, zebranie niezbędnych informacji może zająć sporo czasu. W wielu przypadkach konieczne będzie rozstrzygnięcie, kto dokona zgłoszenia oraz w jaki z dostępnych sposobów. Najtrudniejsze wciąż jednak pozostaje ustalenie beneficjentów rzeczywistych spółki oraz ich zakresu w przypadkach bardzo rozbudowanej struktury własnościowej spółek i grupy kapitałowej. Tematu ustalenia i zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych nie warto pozostawiać na ostatnią chwilę, przede wszystkim z uwagi na prosty sposób weryfikacji wypełnienia tego obowiązku i możliwą karę z tytułu jego uchybienia.

Niniejsza informacja nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Kancelaria nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie informacji w nim zawartych bez wcześniejszego zasięgnięcia opinii Kancelarii.