Biała lista podatników VAT i obowiązkowy split payment – nowe obowiązki przedsiębiorców

1 września 2019 r. weszła w życie ustawa wprowadzająca elektroniczny wykaz czynnych podatników VAT (tzw. biała lista podatników). Według założeń wprowadzonych zmian wykaz ten ma ułatwić przedsiębiorcom weryfikację kontrahentów oraz zmniejszyć ilość oszustw podatkowych. Kolejną ważną dla przedsiębiorców zmianą jest wprowadzenie obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności (split payment), który wejdzie w życie 1 listopada 2019 r.

Biała lista podatników VAT

Czym jest biała lista podatników VAT

Na mocy przepisu art. 96b ust. 1 ustawy o VAT Szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) został zobowiązany do prowadzenia w postaci elektronicznej wykazu podmiotów (tzw. białej listy), w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego:

  • nie dokonał rejestracji,
  • które wykreślił z rejestru jako podatników VAT,
  • które zarejestrował jako podatników VAT, w tym podmiotów, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona.

Wykaz jest udostępniany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów oraz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Dane przedsiębiorców znajdujące się w wykazie zostały pobrane z dostępnych rejestrów publicznych, dlatego też nie wymagało to z ich strony dodatkowych działań. Niemniej jednak zalecane jest zweryfikowanie poprawności tych danych. W przypadku ustalenia nieprawidłowości informacji w wykazie istnieje możliwość wystąpienia do szefa KAS z wnioskiem o ich usunięcie lub sprostowanie.

W omawianym wykazie można znaleźć nie tylko aktualne informacje o danym podmiocie, ale także dane historyczne z okresu 5 lat poprzedzających rok, w którym dokonywane jest zapytanie. Rejestr ma być aktualizowany na bieżąco, tj. raz na dobę w każdy dzień roboczy, zaś podatnicy korzystający z niego mają otrzymać informacje o dacie i godzinie, w której dokonali weryfikacji danego podmiotu.

Biała lista podatników VAT zawiera następujące informacje:

  • nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy;
  • numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany;
  • status podmiotu:
  • w odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT,
  • zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona;
  • numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany;
  • numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany;
  • adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną;
  • imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej;
  • imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej;
  • imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej;
  • daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
  • podstawę prawną odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
  • numery rachunków bankowych lub rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której dana firma jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym.

Numery rachunków na białej liście podatników VAT

Spośród wszystkich informacji, jakie znajdują się w wykazie, bardzo ważne dla przedsiębiorców są numery firmowych rachunków bankowych, tzw. rachunki rozliczeniowe. Te numery są publikowane tylko w przypadku zarejestrowanych podatników VAT lub podatników VAT, którzy zostali przywróceni do rejestru.  W przypadku podmiotów, którym odmówiono rejestracji jako podatnika VAT lub zostali wykreśleni, ich dane zostaną uwidocznione w wykazie, ale nie obejmą informacji o rachunku rozliczeniowym. Ponadto w wykazie nie będą zamieszczone numery rachunków podmiotów, które nie są podatnikami VAT, nawet jeżeli korzystają z kont firmowych.

Rachunki widniejące w wykazie są to rachunki, które zostały podane do urzędu skarbowego w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym (np. po założeniu konta firmowego w banku).

Niezwykle istotne jest, aby numery rachunków bankowych były zaktualizowane w urzędzie skarbowym w przypadku ich zmiany, bowiem tylko na te rachunki kontrahenci będą mogli dokonywać wpłat (patrz niżej). Spółki zarejestrowane w KRS i spółki cywilne składają aktualizację bezpośrednio do urzędu skarbowego (NIP-8 i NIP-2), przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą – przez CEIDG. Podkreślenia wymaga fakt, że w wykazie nie znajdą się prywatne rachunki bankowe – rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe (ROR). Takie rachunki nie są dedykowane do prowadzenia działalności gospodarczej, dlatego nie znajdą się na białej liście.

Sankcje

Świadomość powyższych zmian jest bardzo ważna w kontekście sankcji wprowadzonych za nieprzestrzeganie nowych zasad, które zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2020 r. Po tej dacie jeżeli zapłata kwoty stanowiącej równowartość lub przewyższającej 15 000 zł zostanie dokonana na inny rachunek bankowy kontrahenta, niż podany w wykazie (na dzień zlecenia przelewu):

  • przedsiębiorca utraci możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu kwoty w tej części, w jakiej przekracza 15 tys. zł. Ważne jest, że bez znaczenia pozostanie okoliczność podzielenia płatności wynikającej z jednej faktury na kilka transakcji. W przypadku zaliczenia takiego wydatku do kosztów uzyskania przychodów, podatnik będzie zobowiązany do dokonania korekty;
  • ponoszenie przez przedsiębiorcę ryzyka odpowiedzialności solidarnej z kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji. Wyłączenie tej odpowiedzialności będzie jednak miało miejsce w przypadku obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności.

Ustawodawca przewidział jednak pewien wyjątek od powyższej sankcji: kwota ponad 15 000 zł będzie mogła być rozliczona w kosztach, pomimo dokonania płatności na inny rachunek bankowy niż wskazany w wykazie, jeżeli wpłacający w ciągu trzech dni od zlecenia przelewu zgłosi ten fakt w urzędzie skarbowym właściwym dla sprzedawcy.

Do 31 grudnia 2019 r. płatności na rachunek inny, niż podany w wykazie, nie są obciążone sankcjami.

Podsumowanie

Mając na uwadze omówione zmiany oraz sankcje, które zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2020 r., przedsiębiorcy powinni dostosować swoje praktyki i mechanizmy działania do nowych wymogów (m. in. zintegrować posiadane dane z tymi ujawnionymi w białej liście). W tym celu zalecane jest w szczególności wzmocnienie wewnętrznych kontroli i weryfikacji kontrahentów. Przedsiębiorcy powinni zwracać uwagę przede wszystkim na:

  • weryfikację rachunku bankowego kontrahenta bezpośrednio przed dokonaniem płatności w dniu zlecenia przelewu, tj. sprawdzenie, czy ten rachunek znajduje się na białej liście,
  • kontrolować prawidłowość dokonanych płatności w taki sposób, aby być w stanie zareagować na nieprawidłowości w terminie trzech dni od zlecenia przelewu i móc poinformować o tej okoliczności naczelnika właściwego urzędu skarbowego,
  • na bieżąco aktualizować dane dotyczące swojego rachunku bankowego.

Split payment – obligatoryjny mechanizm podzielonej płatności

Poruszając tematykę białej listy warto także zwrócić uwagę na obligatoryjny mechanizm podzielonej płatności, który zacznie obowiązywać od 1 listopada 2019 r., ponieważ obie te instytucje dotyczą tematyki płatności dokonywanych przez przedsiębiorców i w tym sensie w pewnym stopniu oddziałują na siebie.

Znaczenie mechanizmu split payment

Mechanizm podzielonej płatności (split payment) wejdzie w życie 1 listopada 2019 r. na podstawie ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw z dnia 1 sierpnia 2017 roku i zastąpi odwrotne obciążenie obejmujące towary i usługi obecnie znajdujące się w załączniku 11 i 14 do ustawy o podatku od towarów i usług.

W uzasadnieniu wprowadzonych zmian wskazano, że mechanizm podzielonej płatności to rozwiązanie polegające na tym, że płatność za nabyty towar lub usługę jest dokonywana w taki sposób, że zapłata odpowiadająca wartości sprzedaży netto jest płacona przez nabywcę na rachunek rozliczeniowy dostawcy lub jest rozliczana w inny sposób, natomiast pozostała zapłata odpowiadająca kwocie podatku od towarów i usług jest płacona na specjalny rachunek bankowych dostawcy – rachunek VAT.

Mechanizm podzielonej płatności uważany jest za jedno z rozwiązań mających na celu przeciwdziałanie nadużyciom i oszustwom podatkowym, eliminując ryzyko znikania podatników wraz z zapłaconym im przez kontrahentów, a nieodprowadzonym podatkiem VAT.

Od 1 listopada 2019 r. obowiązywał będzie zatem nowy załącznik nr 15 do ustawy VAT, który zastąpi obecnie istniejące załączniki nr 11, 13 i 14.

Jednocześnie wprowadzono obowiązek umieszczenia na fakturze informacji o stosowaniu obligatoryjnego mechanizmu podzielonej płatności. Zapłata w ramach mechanizmu podzielonej płatności może następować jedynie w złotych polskich przy użyciu specjalnego komunikatu przelewu służącego do celu skorzystania z tego mechanizmu.

Jakich transakcji dotyczy split payment?

Obowiązkowe stosowanie split payment będzie wiązało się ze spełnieniem następujących warunków:

  • obowiązek podatkowy, dostawa towarów lub świadczenie usług oraz data wystawienia faktury przypada po 31 października 2019 roku,
  • wartość brutto transakcji przewyższa 15 tys. zł lub jej równowartość,
  • co najmniej jedna pozycja z faktury zawarta została w załączniku 15 znowelizowanej ustawy o VAT,
  • transakcja dokonana pomiędzy podatnikami (B2B) podlega opodatkowaniu VAT w Polsce, niezależnie od tego, czy nabywca jest podatnikiem VAT czynnym czy zwolnionym.

Podatnicy, którzy dokonują dostawy towarów lub świadczą usługi, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, oraz podatnicy nabywający te towary lub usługi są zobowiązani posiadać rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej otwarty w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, prowadzony w walucie polskiej.

Nadal nie będą zobowiązane do posiadania wyżej wskazanych rachunków podmioty, które nie dokonują transakcji z załącznika nr 15 do ustawy VAT i których jednorazowa wartość transakcji nie przekracza 15 000 z brutto.

Ponadto rachunek VAT będzie zakładany przez banki lub SKOK-i dla każdego podatnika VAT. Na prowadzenie tych rachunków nie będą musiały być zawierane dodatkowe umowy. Do 30 czerwca 2018 r. banki i SKOK-i były zobowiązane nowelizacją ustawy Prawo bankowe do utworzenia dla przedsiębiorców dodatkowego rachunku VAT w ramach posiadanego przez nich rachunku podstawowego.

Na podstawie art. art. 1 ust. 20 lit. a ustawy z dnia 9 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, w przypadku dokonania kompensaty należności i zobowiązań (o ile cała należność z faktury, obejmującej towary/usługi z załącznika nr 15 do ustawy VAT, zostanie uregulowana w drodze kompensaty), nie znajdzie zastosowania obowiązek stosowania mechanizmu podzielonej płatności.

Towary i usługi objęte załącznikiem nr 15 do ustawy VAT

Mechanizm podzielonej płatności będzie stosowany w odniesieniu do 150 grup towarowych i usługowych określonych zgodnie z Polską Klasyfikacją Wyrobów i Usług (PKWiU) z 2008 r.  Zasadniczo można wskazać na następujące znaczące grupy towarów i usług:

  • wyroby ze stali, metale szlachetne, metale kolorowe;
  • odpady, złom, surowce wtórne;
  • elektronika – m.in.: procesory, smartfony, telefony, tablety, netbooki, laptopy, konsole do gier, tusze, tonery, dyski twarde;
  • paliwa do napędu samochodów, oleje opałowe i smarowe;
  • prawa do emisji gazów cieplarnianych;
  • roboty budowlane;
  • węgiel;
  • handel częściami do samochodów i motocykli.

Omówione powyżej zmiany sprowadzają się do konieczności dokładnego weryfikowania kontrahentów przez przedsiębiorców, ponieważ wiążą się z nimi istotne konsekwencje podatkowe. Jak zostało już wskazane, zasadnym jest opracowanie pewnych mechanizmów obsługi płatności, a w szczególności obsługi podzielonej płatności i białej listy.

Niniejsza informacja nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Kancelaria nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie informacji w nim zawartych bez wcześniejszego zasięgnięcia opinii Kancelarii.