Zmiany w przepisach dotyczących przechowywania akt pracowniczych

W wyniku uchwalonej przez Sejm w dniu 10 stycznia 2018 r. ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją na początku 2019 r. wejdą zmiany dotyczące zasad przechowywania akt pracowniczych.

Obecnie brak jest szczegółowych regulacji dotyczących obowiązków pracodawcy wynikających z art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy. Zgodnie z tymi przepisami pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji pracowniczej w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, a także do przechowywania tych dokumentów w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Niniejsze regulacje nie określają jednakże, jak długo takie dokumenty mają być przechowywane. Okres składowania dokumentacji wynika pośrednio z przepisów dotyczących archiwów oraz emerytur i wynosi on 50 lat. Celem przechowywania dokumentacji pracowniczej jest w szczególności możliwość wykorzystania jej w sprawach dotyczących ustalenia prawa do emerytury.

Nowelizacja ma na celu m.in. zmianę okresu przechowywania akt pracowniczych – co do zasady skracając go do 10 lat, a także umożliwienie prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej.

Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca zobowiązany będzie do przechowywania dokumentacji pracowniczej m.in. w sposób gwarantujący jej poufność, integralność, kompletność przez cały okres zatrudnienia danego pracownika, a także przez okres 10 lat po ustaniu zatrudnienia. Okres 10 lat należy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Po tym okresie pracodawca będzie miał 12 miesięcy na zniszczenie dokumentacji pracowniczej. Okres przechowywania dokumentacji i akt pracowniczych może zostać wydłużony, jeśli pracodawca ma świadomość, iż dokumentacja stanowić może lub stanowi dowód w sprawie. W takiej sytuacji dokumenty będzie trzeba przechowywać do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Nowelizacja wprowadzi również dodatkowe zadania dla pracodawców, tj. zobowiązanie do przekazania pracownikowi wraz ze świadectwem pracy informacji o okresie przechowywania dokumentacji, możliwości odbioru dokumentacji przez pracownika i o ewentualnym jej zniszczeniu.

Ważną informacją dla pracodawców jest także bezpośrednie dopuszczenie w przepisach prawa pracy możliwości prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Taka dokumentacja będzie równoważna z dokumentacją prowadzoną i przechowywaną w formie papierowej.

Zmiany wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.

Niniejsza informacja nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Kancelaria nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie informacji w nim zawartych bez wcześniejszego zasięgnięcia opinii Kancelarii.