Zmiany w kodeksie cywilnym w zakresie dokumentów

W dniu 8 września 2016 r. weszły w życie przepisy, które nowelizują Kodeks cywilny i  Kodeks postępowania cywilnego. Zmiany w Kodeksie cywilnym dotyczą przede wszystkim wprowadzenia nowej formy czynności prawnej – formy dokumentowej oraz elektronicznej.

Oto najważniejsze zmiany:

  • Została wprowadzona nowa formy czynności prawnej (czyli zawarcia umowy bądź złożenia innego oświadczenia woli) – tj. forma dokumentowa. W myśl dodanego art. 772 KC do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarczające jest złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu w sposób, który umożliwia ustalenie osoby składającej oświadczenie. Wprowadzona nowelizacją definicja dokumentu zrywa z tradycyjnym rozumieniem tego pojęcia jako informacji utrwalonej wyłącznie w postaci pisma, jest zatem bardzo szeroka. Pozwala uznać za dokument np. wiadomość SMS , e-mail czy też nagranie rozmowy telefonicznej. Nowa forma szczególna czynności prawnej jest formą znacznie mniej sformalizowaną niż forma pisemna. Przejawia się to głównie w braku konieczności złożenia własnoręcznego podpisu.
  • Zgodnie ze znowelizowanym art. 773 KC dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Nowelizacja wprowadza zatem inne niż dotychczas przyjmowane rozumienie pojęcia ,,dokument’’. Teraz dokumentem będzie także informacja zapisana na nośniku innym niż papier, a  podpis nie będzie już niezbędnym elementem dokumentu. Istotnym jest fakt takiego utrwalenia treści dokumentu, który pozwala z nią zapoznać.
  • Treść dokumentu może zostać ujawniona w dowolnej formie (np. przez nagrane dźwięki, obraz, znaki graficzne), utrwalona na dowolnym nośniku (np. papier albo plik komputerowy) i przy pomocy dowolnych środków (np. telefon komórkowy, pióro, komputer).  Informacja musi być utrwalona w taki sposób, aby możliwe było jej zachowanie i odtworzenie.
  • Zgodnie z art. 781 KC do zachowania elektronicznej formy czynności wystarczającym jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go bezpiecznym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem w formie pisemnej. Elektroniczna forma czynności stanowi jednak odrębny od formy pisemnej typ czynności.
  • Skutki braku zachowania formy dokumentowej lub elektronicznej zostały uregulowane w sposób analogiczny do skutków niedochowania formy pisemnej (znowelizowany art. 73 § 1 KC). Wymóg dochowania nowej formy szczególnej czynności prawnych może być ustanowiony przez ustawę lub umowę stron. Forma dokumentowa zastrzeżona w ustawie będzie miała charakter formy ad solemnitatem (czyli pod rygorem nieważności) jedynie wtedy, gdy taki rygor zostanie wyraźnie wskazany w ustawie. W  innym  przypadku będzie mieć charakter formy zastrzeżonej ad probationem, czyli dla celów dowodowych (art. 74 k.c.). Jeżeli strony zastrzegają w umowie formę dokumentową, powinny określić jej skutek, gdyż w przypadku braku takiego postanowienia w umowie forma dokumentowa będzie traktowana jako zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych.
  • W dodanym 74 § 4 KC określono, iż przepisów o skutkach niezachowania formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej przewidzianej dla celów dowodowych nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami. Wprowadzona zmiana usuwa wątpliwości, czy w stosunkach między przedsiębiorcami rygor nieważności może zastąpić rygor dowodowy. Wynika z tego wyraźnie, że w stosunkach między przedsiębiorcami niespełnienie wymogu formy pisemnej lub dokumentowej, w sytuacji gdy nie został on zastrzeżony ad solemnitatem, nie powoduje szczególnych sankcji dowodowych, a jednocześnie nie wpływa na ważność dokonanej czynności prawnej.

Wprowadzone w Kodeksie cywilnym zmiany opowiadają potrzebom praktyki negocjacyjnej, która często przenosi się do środków komunikacji elektronicznej. Wprowadzenie formy dokumentowej stwarza ramy prawne dla funkcjonowania formy, która już wcześniej była w obrocie powszechnie stosowana w związku z rozwojem nowych technologii. Forma dokumentowa, z uwagi na łatwość jej zachowania, powinna przyczynić się do usprawnienia dokonywania czynności prawnych, przy jednoczesnym zachowaniu funkcji dowodowej.

Niniejsza informacja nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Kancelaria nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie informacji w nim zawartych bez wcześniejszego zasięgnięcia opinii Kancelarii.